Conferenza sulle complicanze e sui decessi in ospedale: come può il moderatore aiutare il team a imparare?

Obiettivo dell’incontro e perimetro del caso

La conferenza sulle complicanze e sui decessi serve ad analizzare un caso insieme e a individuare possibilità di migliorare l’assistenza. Prima di preparare la presentazione, conviene stabilire a quale domanda dovrà rispondere l’incontro. Occorre capire una decisione presa in un preciso momento, individuare un ostacolo nell’organizzazione del lavoro o pianificare un cambiamento nelle procedure? Definire così il perimetro aiuta a distinguere l’apprendimento dalle questioni relative a eventuali violazioni, che richiedono un esame separato. Una revisione di sette studi sulle conferenze multidisciplinari in ambito perioperatorio richiama l’attenzione sulla preparazione del caso, la conduzione, la presentazione e le azioni successive all’incontro. Gli studi erano però eterogenei: non è stata condotta una metanalisi né sono state ottenute prove certe che le conferenze migliorino gli esiti dei pazienti. Non bisogna quindi attribuire alla sola convocazione dell’incontro un effetto che non è stato dimostrato.

Quali informazioni erano disponibili allora

È preferibile presentare il caso seguendo la sequenza degli eventi, non partendo dall’esito ormai noto a tutti. Per ogni decisione importante, il moderatore può chiedere quali segnali fossero stati riconosciuti in quel momento, quali informazioni fossero disponibili e che cosa limitasse l’azione del team. È utile mostrare la documentazione nell’ordine in cui poteva arrivare a chi prendeva le decisioni. Il risultato di un esame ricevuto più tardi non deve alterare la ricostruzione di ciò che si sapeva prima. Se nella documentazione c’è una lacuna o i partecipanti ricordano diversamente gli eventi, occorre dirlo chiaramente, anziché comporre dai frammenti una storia solo apparentemente certa. Questa cronologia permette di discutere le decisioni senza giudicarle soltanto alla luce delle conseguenze.

I punti di vista delle diverse professioni

Il medico che presenta il caso potrebbe non conoscere tutte le fasi del lavoro altrui. Per questo vale la pena invitare alla discussione professionisti che hanno osservato l’evento da punti diversi del percorso assistenziale; la revisione disponibile riguardava proprio conferenze perioperatorie multidisciplinari. La semplice presenza, però, non garantisce una ricostruzione completa. Il moderatore può concordare in anticipo l’ordine degli interventi, affinché il ruolo professionale non determini chi riesce a far sentire la propria voce. Un infermiere e un medico potrebbero aver notato segnali diversi del peggioramento del paziente. È utile chiedere a ciascuno che cosa abbia osservato, quando abbia comunicato l’informazione e a chi. È una proposta per condurre la discussione, non un metodo di miglioramento degli esiti clinici verificato dagli studi. Aiuta però a raccogliere i punti di vista necessari per comprendere lo svolgimento del caso.

Le domande del moderatore

Il moderatore può orientare la discussione verso gli elementi alla base delle scelte: che cosa sosteneva una determinata decisione, quali alternative erano disponibili e in quali condizioni si svolgeva il lavoro. Invece di chiedere «Perché non te ne sei accorto?», è meglio chiedere «Che cosa si poteva vedere in quel momento e quale informazione avrebbe cambiato la decisione?». Una domanda del genere non impedisce di esprimere critiche. Permette però di individuare un comportamento concreto e le sue conseguenze, anziché attribuire pubblicamente a qualcuno una caratteristica o un’intenzione. Se emergono derisione o attacchi personali, il moderatore dovrebbe interrompere quel modo di esprimersi e tornare ai fatti. Una valutazione rigorosa delle decisioni resta possibile; non richiede di umiliare un partecipante. Così la discussione mantiene il suo scopo formativo anche quando le conclusioni sono difficili.

Che cosa dicono gli studi sul formato

Non ci sono basi per considerare un unico formato di conferenza una soluzione dall’effetto uniforme e dimostrato sugli esiti dei pazienti. La revisione di sette studi sugli incontri multidisciplinari perioperatori descriveva modalità organizzative, indicatori e livelli di qualità degli studi diversi; per questo non è stata condotta una metanalisi. Ha evidenziato l’importanza della preparazione del caso, della moderazione, della presentazione e delle azioni successive all’incontro, ma non ha confermato un miglioramento certo degli esiti clinici. Nel valutare la propria conferenza, conviene quindi guardare non solo alla partecipazione, ma anche alla raccolta dei punti di vista necessari e alla coerenza delle conclusioni con la sequenza degli eventi. Cambiare il tono della discussione può essere una scelta sensata per il moderatore, ma non autorizza, da solo, a promettere una riduzione della mortalità.

Tenere conto del carico emotivo dei partecipanti

Discutere un evento può essere gravoso per chi vi ha preso parte. Una revisione degli studi sul sostegno al personale dopo gli incidenti individua bisogni di supporto pratico, tra colleghi e professionale. Prima della conferenza conviene quindi informare i partecipanti su come si svolgerà la discussione e spiegare dove possono trovare un sostegno individuale. La partecipazione all’analisi non dovrebbe dipendere dal racconto pubblico delle proprie emozioni. Chi è coinvolto in un errore recente potrebbe aver bisogno di un colloquio separato, mentre il team deve comunque comprendere come si è svolta l’assistenza. Le evidenze per valutare l’efficacia del sostegno sono limitate: la revisione comprendeva 99 studi, ma solo 11 riguardavano l’efficacia degli interventi. I risultati dei programmi di sostegno tra colleghi erano contrastanti e gli studi controllati e randomizzati erano pochi.

Dalle conclusioni al cambiamento

Le linee guida dell’OMS sottolineano che il valore della segnalazione degli eventi dipende dall’apprendimento effettivo e dalle azioni intraprese, non dalla semplice raccolta delle descrizioni. Allo stesso modo, una conferenza non dovrebbe concludersi con la generica affermazione che «bisogna migliorare la comunicazione». Il moderatore può mettere per iscritto una conclusione da verificare, indicare chi è responsabile dell’azione successiva, una scadenza e il modo in cui valutare se il miglioramento sia stato introdotto. Conviene anche stabilire quando il team tornerà a esaminare il risultato. Un breve aggiornamento sull’attuazione degli accordi precedenti all’inizio della conferenza successiva collegherà l’analisi del caso al lavoro che segue. È una proposta pratica per organizzare l’incontro, non una prova dell’efficacia di un determinato protocollo. Permette però di verificare se la conclusione condivisa si è tradotta nell’azione prevista.

Una buona analisi del caso non comincia giudicando una persona. Comincia chiedendosi che cosa sapeva il team al momento della decisione e si conclude con un impegno su cui tornare.

Empatyzer nella preparazione della conferenza sulle complicanze e sui decessi

Il moderatore di una conferenza ospedaliera sulle complicanze e sui decessi può usare Empatyzer già durante la preparazione. Parlando con Em, può esercitarsi a porre in ordine le domande sulla cronologia: che cosa si sapeva alla prima decisione, che cosa è emerso più tardi e dove restano lacune. Può anche preparare una risposta a un intervento che giudica una persona, così da fermare l’attacco e tornare a un comportamento concreto senza interrompere una discussione nel merito. La vista del team e il dialogo con Em nel contesto del gruppo lo aiutano a riflettere sull’ordine degli interventi delle diverse professioni e a considerare i diversi modi di prendere la parola. Nella sezione «Su di me» può riconoscere la propria tendenza a chiudere troppo in fretta la discussione o il modo in cui reagisce ai conflitti. Le microlezioni possono aiutarlo a formulare domande sulle condizioni di lavoro e sulla sequenza degli eventi. Infine, il moderatore può preparare con Em una frase per chiudere l’incontro con una conclusione, un responsabile, una scadenza e un modo per tornare sugli accordi presi. Sono modi per preparare il moderatore, non effetti dello strumento sugli esiti dei pazienti confermati dalla ricerca.