“Mettetevi d’accordo tra voi” — autonomia senza autorità decisionale

Zofia e Jonas arrivano a un punto morto mentre pianificano il lancio per un cliente. Zofia è responsabile del go-live di venerdì; Jonas dei criteri di qualità che entro venerdì non possono essere rispettati. Vanno da Samuel.

— Serve una decisione: teniamo venerdì oppure ci prendiamo un’altra settimana per i test — dice Zofia.
— Siete voi gli esperti nelle vostre aree. Sedetevi e trovate un accordo — risponde Samuel.

Samuel pensa di stare dando loro autonomia. Zofia e Jonas tornano a un conflitto che nessuno dei due ha l’autorità di risolvere.

Cosa è successo davvero

Samuel sta cercando di comportarsi da manager ragionevole: invece di imporre una soluzione agli specialisti, vuole che siano loro a farsene carico. Il problema è che Zofia e Jonas non stanno discutendo due modi diversi per raggiungere lo stesso obiettivo. Stanno proteggendo obiettivi differenti. Zofia risponde della scadenza verso il cliente; Jonas della soglia di qualità. Se entrambe non possono essere massimizzate contemporaneamente, qualcuno deve decidere quale costo organizzativo accettare. Né Zofia né Jonas hanno il mandato per modificare unilateralmente l’obiettivo dell’altro. “Mettetevi d’accordo” quindi non dà loro libertà. Lascia loro una decisione per la quale non possiedono l’autorità.

Cosa dice la ricerca

Le organizzazioni studiano da tempo le situazioni in cui una persona o più ruoli devono rispondere ad aspettative incompatibili, il cosiddetto role conflict. Questo conflitto aumenta la tensione e rende più difficile capire che cosa significhi davvero “fare bene il proprio lavoro” (Miles, 1976). L’autonomia, da sola, non risolve il problema quando alle persone viene data responsabilità senza l’autorità necessaria per decidere il compromesso di fondo. Anche la ricerca sul psychological empowerment sottolinea che la responsabilità deve essere accompagnata da una reale possibilità di incidere sulle decisioni. Il problema qui non è semplicemente “troppa poca autonomia”. È una decisione collocata al livello sbagliato: due persone possono negoziare l’esecuzione, ma nessuna delle due può legittimamente cambiare la priorità dell’organizzazione.

Come affrontarlo

La prima domanda del leader dovrebbe essere: “È un disaccordo sul metodo o sulla priorità?”. Se riguarda il metodo, gli esperti di solito possono risolverlo da soli. Se è uno scontro tra due obiettivi entrambi legittimi, la persona con il mandato deve scegliere la priorità e assumersi le conseguenze. Aiuta anche definire in anticipo quando il tema va portato al livello superiore: “Se scadenza e soglia di qualità non possono essere rispettate entrambe, portatemi due opzioni e le conseguenze di ciascuna.” La regola generale è: non delegare un conflitto tra obiettivi se non deleghi anche l’autorità di decidere quale obiettivo può cedere.

Come possono aiutare Empatyzer ed Em

Empatyzer può aiutare Samuel a non confondere un problema decisionale con un problema relazionale. Può usare Em per preparare la conversazione con Zofia e Jonas e riconoscere che il loro disaccordo non deriva semplicemente da personalità diverse: stanno difendendo due obiettivi che non possono essere massimizzati entrambi senza una decisione di leadership. I profili possono spiegare perché ciascuno tira con forza verso la propria responsabilità, ma Em dovrebbe alla fine riportare Samuel alla domanda manageriale: “Quale obiettivo viene prima e dove si trova il compromesso accettabile?”. Empatyzer non è un sistema di project management e non può sostituire il mandato del manager. Può però aiutare un leader a riconoscere prima quando “mettetevi d’accordo tra voi” è diventato un modo per evitare una decisione. Le microlezioni rinforzano la distinzione tra differenze di stile e vero conflitto tra obiettivi.