Die Stationsleitung im Krankenhaus zwischen Direktion und Dienstteam

Erst im Dienst zeigt sich, was eine Entscheidung bedeutet

Eine Entscheidung der Direktion wird erst konkret, wenn sie in einem bestimmten Dienst umgesetzt werden muss. Die Stationsleitung übersetzt eine allgemeine Änderung deshalb in Aufgaben für einzelne Personen und legt fest, wann diese zu erledigen sind. Bevor sie eine Anweisung weitergibt, sollte sie das Personal fragen, was es für die Umsetzung wissen muss: Ändert sich die Reihenfolge der Tätigkeiten, die Informationsübergabe oder die Zuständigkeit für einen Arbeitsschritt? Eine Entscheidung zu erklären bedeutet allerdings nicht, sie ändern zu dürfen. Wenn das Team eine Aufgabe mit der verfügbaren Besetzung nicht in der vorgesehenen Zeit erledigen kann, muss die Stationsleitung dies der Direktion klar sagen können. Damit beschreibt sie eine Voraussetzung für die Umsetzung, nicht einen Einwand gegen das Ziel selbst.

Der Handlungsspielraum der Stationsleitung

Damit die Stationsleitung die Organisation eines Dienstes verantworten kann, muss sie die Grenzen ihres Handlungsspielraums kennen. Mit der Direktion sollte geklärt sein, welche Schwierigkeiten sie selbst lösen kann, für welche Änderungen sie eine Zustimmung braucht und wann eine dringende Eskalation nötig ist. Die Möglichkeit, ein Problem zu melden, reicht allein nicht: Für eine weitergeleitete Angelegenheit braucht es eine Person, die für die Antwort zuständig ist, und eine Frist. Sonst steht die Stationsleitung zwischen den Erwartungen des Personals und einer Entscheidung, auf die sie keinen Einfluss hat. Sie sollte die Erledigung einer Aufgabe nicht zusagen, wenn diese von Ressourcen abhängt, die sie nicht bereitstellen kann. Klare Absprachen ermöglichen ihr, dem Team zu sagen, was sie heute entscheiden kann und worauf es noch warten muss.

Wie das Team zu Wort kommt

Das Team zum Gespräch einzuladen, erschöpft sich nicht in der Frage, ob jemand Anmerkungen hat. Auch neue Mitarbeitende und Beschäftigte anderer Schichten brauchen Gelegenheit, Hindernisse anzusprechen. In einer Befragung auf 23 neonatologischen Intensivstationen hing ein einbeziehendes Führungsverhalten mit höherer psychologischer Sicherheit zusammen; Unterschiede im beruflichen Status spielten bei stärker einbeziehenden Führungskräften eine geringere Rolle. Das ist ein beobachteter Zusammenhang, kein Beweis dafür, dass allein eine andere Gestaltung der Dienstbesprechung die Behandlungsergebnisse verbessert. Die Stationsleitung kann dennoch bei jeder Besprechung nach einem konkreten Hindernis im jeweiligen Dienst fragen. Sie sollte auch festhalten, wer mit einer Antwort zurückkommt, damit die Einladung, sich zu äußern, keine leere Geste bleibt.

Eine schwierige Entscheidung vermitteln

Eine unpopuläre Entscheidung zu vermitteln ist schwierig, ohne dass die Erklärung wie eine Rechtfertigung klingt. Die Stationsleitung kann das ihr bekannte Ziel der Änderung, ihren Umfang und ihre Grenzen sachlich darlegen, ohne der Direktion Motive zu unterstellen, die sie nicht kennt. Dabei sollte sie klar trennen, was bereits feststeht und vom Team jetzt umgesetzt werden muss, und welche Fragen noch offen sind. Fehlen Antworten zu Zeit oder Personalbesetzung, ist es besser, diese Lücke zu benennen, als zu spekulieren. Anmerkungen des Personals sollte sie sammeln und als Fragen zu den Voraussetzungen der Umsetzung weitergeben. So wird das Gespräch im Dienst weder zum Versprechen, die Änderung rückgängig zu machen, noch verschließt es den Weg für eine erneute Erörterung.

Emotionen im Team auffangen

Reagiert das Team angespannt, muss die Stationsleitung nicht verlangen, dass alle die Entscheidung gutheißen, um über ihre Umsetzung sprechen zu können. Zunächst sollte sie zuhören, welche Folgen die Mitarbeitenden für die Patientinnen und Patienten sowie für ihre eigene Arbeit erwarten. Die Frage nach konkreten Folgen hilft, das dringendste Problem von allgemeiner Unzufriedenheit zu unterscheiden und zu entscheiden, was noch in diesem Dienst eine Reaktion erfordert. Schwierigkeiten anzuerkennen ist kein Versprechen, dass die Entscheidung rückgängig gemacht wird. Es bedeutet auch nicht, dass die Stationsleitung die gesamte Verantwortung für die organisatorischen Bedingungen übernimmt. Sie kann sagen, was sie innerhalb ihres Handlungsspielraums tun wird und welche Angelegenheit sie an die Direktion weitergibt, weil sie ohne deren Entscheidung nicht zu lösen ist.

Die Antwort muss beim Team ankommen

Eine Meldung aus dem Team darf nicht damit erledigt sein, dass die Stationsleitung sie weiterleitet. Eine Querschnittsstudie zu Führungsrundgängen zeigte, dass Rückmeldungen nach den Rundgängen mit einer besseren Bewertung der Sicherheitskultur einhergingen; die Richtung dieses Zusammenhangs ließ sich daraus jedoch nicht bestimmen. Im Alltag sollte daher vereinbart werden, wer in der Direktion die Meldung erhält und wann eine Antwort an das Team zurückgeht. Das kann eine Entscheidung, eine Begründung oder eine Mitteilung zum aktuellen Stand sein. Verzögert sich die Entscheidung, braucht es eine neue Frist und eine zuständige Person. Hilfreich kann eine kurze Übersicht für die Direktion sein: die Entscheidung, die Voraussetzung für ihre Umsetzung im Dienst, die verantwortliche Person und das Signal, bei dem erneut gesprochen werden muss.

Wie die Direktion diese Rolle unterstützen kann

Die Direktion unterstützt die Stationsleitung am wirksamsten, wenn sie sie in das Gespräch einbezieht, bevor sie dem Team eine Änderung bekannt gibt. So erhält die Stationsleitung Zugang zu Informationen, kennt die Grenzen ihres Entscheidungsspielraums und weiß, wen sie während des Dienstes erreichen kann. Die Direktion sollte außerdem mitteilen, was sie mit den Anmerkungen des Personals gemacht hat, und prüfen, ob die Vermittlung in schwierigen Gesprächen die Stationsleitung überlastet. Bei einer besonders schwierigen Mitteilung kann zusätzliche Unterstützung nötig sein. Diese Aufgabe sollte nicht auf ein Kommunikationstraining reduziert werden: Ein Review von 14 Interventionen zu psychologischer Sicherheit und dem Äußern von Bedenken zeigte gemischte Ergebnisse, die häufig auf Selbstauskünften der Teilnehmenden beruhten. Gesprächskompetenz ist wichtig, ersetzt aber weder Handlungsspielraum noch Informationen oder die im Dienst benötigten Ressourcen.

Die Stationsleitung braucht einen klaren Handlungsspielraum: Sie muss wissen, was sie selbst ändern kann und welche Grenzen im Dienst sie der Direktion melden muss. Ebenso wichtig ist es, Rückmeldungen aus dem Team nachzuverfolgen.

Empatyzer in der Zusammenarbeit der Stationsleitung mit Direktion und Team

Die Stationsleitung erhält die Anweisung, die Dienstübergabe zu ändern. Die Pflegekräfte fragen, wann sie dafür Zeit finden sollen und ob die Besetzung ausreicht. Bevor sie die Einzelheiten bekannt gibt, kann sie im Gespräch mit Em Fragen an die Direktion vorbereiten: Welcher Umfang der Änderung ist erforderlich, ab wann soll sie gelten und was ist zu tun, wenn sie sich in einem bestimmten Dienst nicht wie geplant umsetzen lässt? Anschließend formuliert sie mit Em eine Mitteilung für das Team, die zwischen festgelegten Regeln und noch offenen Fragen unterscheidet. Die Funktion „Über mich“ hilft ihr, die eigene Reaktion auf die Spannung zwischen den Erwartungen der Vorgesetzten und den Anmerkungen des Personals zu betrachten. Der Vergleich mit Vorgesetzten dient dazu, ein Gespräch über Verantwortungsgrenzen vorzubereiten; Em schlägt im Gruppenmodus eine für die jeweilige Schicht verständliche Form der Dienstbesprechung vor. So bereitet die Stationsleitung zwei getrennte Gespräche vor: eine Erklärung für das Team und eine konkrete Rückmeldung an die Direktion zur Umsetzbarkeit. Entscheidungen über Zeit, Personalbesetzung und das weitere Vorgehen müssen dennoch Menschen treffen.