Warum meldet das Krankenhauspersonal keine Ereignisse? Hinweise für die Stationsleitung

Was ein leeres Melderegister nicht verrät

Ein leeres Melderegister sagt der Stationsleitung nicht, wie viele Situationen, die Aufmerksamkeit erfordern, im Krankenhaus tatsächlich aufgetreten sind. Die WHO weist auf die Grenzen von Meldedaten hin: Die Zahl der Meldungen entspricht nicht einfach der Gesamtzahl aller Ereignisse. Deshalb lohnt es sich, das Register mit den Problemen abzugleichen, die das Personal bei täglichen Besprechungen anspricht. Wenn dort immer wieder Bedenken zur Sprache kommen, die nicht im Meldesystem auftauchen, sollten die möglichen Gründe für diese Diskrepanz geprüft werden. Vielleicht gibt es nur wenige Ereignisse. Möglicherweise kennt das Personal aber auch die Definitionen nicht, hat Schwierigkeiten mit dem Formular oder erhält keine Antwort auf frühere Meldungen. Die WHO-Leitlinien helfen bei der Einordnung von Meldedaten, belegen aber nicht die Wirksamkeit eines bestimmten Systems.

Ist klar, was gemeldet werden soll?

Bevor die Stationsleitung um mehr Meldungen bittet, sollte sie sicherstellen, dass das Personal weiß, was wo gemeldet werden soll. Hilfreich ist es, die vor Ort geltenden Kategorien anhand kurzer Beispiele zu erklären: Ereignisse mit Schaden, Ereignisse ohne Schaden und Beinahe-Ereignisse, bei denen ein Schaden ausblieb. Auch Grenzfälle sollten besprochen und das passende Meldeformular benannt werden. Beschäftigte sollten nicht erst die gesamte Einordnung allein klären müssen, bevor jemand ihre Bedenken entgegennimmt. Die Möglichkeit, bei unklaren Situationen nachzufragen, erleichtert den Einstieg in eine Meldung. Dabei lässt sich auch erkennen, ob Beschäftigte verschiedener Schichten die Vorgaben unterschiedlich verstehen.

Das Formular als Hürde

Selbst klare Vorgaben reichen nicht, wenn sich eine Meldung während des Dienstes nur schwer eingeben lässt. Die Stationsleitung kann prüfen, wie lange das Ausfüllen des Formulars in verschiedenen Schichten dauert und ob das System dann erreichbar ist. Es lohnt sich, den gesamten Ablauf an einem konkreten Beispiel durchzugehen, statt ihn nur aus Sicht der Person zu beurteilen, die das Formular entworfen hat. Anschließend lässt sich trennen, welche Angaben für die Annahme der Meldung nötig sind und welche später ergänzt werden können. Zu prüfen ist auch, ob das System Informationen erneut abfragt, die bereits in der Dokumentation stehen. Wer etwas meldet, sollte nicht erst selbst eine vollständige Untersuchung durchführen müssen. Wenn vorab jedes Detail zusammengetragen werden muss, bleibt eine wichtige Information womöglich auf Gespräche im Team beschränkt.

Angst vor Konsequenzen

Angst vor Konsequenzen kann Beschäftigte auch dann vom Melden abhalten, wenn das Formular einfach ist. Die WHO betont, wie wichtig eine Kultur des Lernens statt automatischer Schuldzuweisungen ist. Die Stationsleitung sollte daher erklären, wer die Meldung sieht, wie sie bearbeitet wird und wie weit die Vertraulichkeit tatsächlich reicht. Vollständige Anonymität sollte nicht versprochen werden, wenn das System sie nicht gewährleistet. Im Gespräch kann man fragen, ob Beschäftigte nach einer Meldung eine Ursachenanalyse oder eher einen Vorwurf erwarten. Die Antwort hängt auch davon ab, wie Vorgesetzte bisher auf unangenehme Nachrichten reagiert haben. Beteuerungen über einen konstruktiven Umgang ersetzen keine ruhige, sachliche Reaktion auf einen konkreten Hinweis. Die Leitlinien weisen die Richtung, messen aber nicht die Wirksamkeit der Praxis vor Ort.

Was geschieht nach Eingang einer Meldung?

Für meldende Personen ist nicht nur wichtig, dass ihr Bericht angenommen wird. Sie möchten auch wissen, was danach geschieht. In einer Querschnittsstudie mit 16.797 Antworten aus 829 Arbeitsstätten ging eine Rückmeldung nach Rundgängen der Leitung mit einer besseren Bewertung der Sicherheitskultur einher. Daraus lässt sich weder die Wirkungsrichtung ableiten noch belegen, dass die Rückmeldung allein die Bewertung verbessert. In der Praxis empfiehlt es sich, den Eingang einer Meldung zu bestätigen, eine Kennnummer mitzuteilen sowie die für die Prüfung zuständige Person und einen Termin für die nächste Information zu nennen. Wer etwas meldet, sollte wissen, welche Art von Rückmeldung nach der Prüfung unter Wahrung der Vertraulichkeit zu erwarten ist. Wenn die Analyse keine Änderung rechtfertigt, sollte auch diese Entscheidung erklärt werden. So bleibt eine Meldung nicht unbeantwortet, und das Personal kann den nächsten Schritt nachvollziehen.

Meldungen und tägliche Gespräche verbinden

Formelle Meldungen und tägliche Gespräche erfüllen unterschiedliche Zwecke, sollten sich aber ergänzen. Ein systematischer Review von 294 Veröffentlichungen hilft, den Begriff des Ansprechens von Bedenken einzuordnen: Gemeint ist, eine Sorge an eine Person weiterzugeben, die darauf reagieren kann. Der Review bewertet jedoch nicht die Wirksamkeit einer bestimmten Vorgehensweise. Auf der Station sollte geklärt sein, wann eine Situation ein sofortiges Gespräch mit der zuständigen Person erfordert und wann eine reguläre Meldung ausreicht. Eine dringende Reaktion darf nicht warten, bis ein Formular bearbeitet wurde. Bei einer Besprechung lässt sich ein anonymisierter Fall aufgreifen und die daraus entstandene Änderung zeigen, ohne Patientendaten preiszugeben. So sieht das Personal, wie aus einem geäußerten Bedenken eine Handlung wird.

Wie sich Fortschritte beim Melden beurteilen lassen

Bei der Beurteilung des Meldesystems sollte die Stationsleitung nicht nur auf die Zahl der Meldungen schauen. Wichtig ist auch, ob die Berichte die für eine Analyse nötigen Angaben enthalten, wie schnell meldende Personen eine Antwort erhalten und welche Maßnahmen tatsächlich umgesetzt wurden. Hilfreich ist zudem ein Abgleich der Meldungen mit Gefahren, die während der Arbeit erkannt wurden, und mit Themen, die bei Besprechungen wiederkehren. Zu prüfen ist, ob Angehörige aller relevanten Berufsgruppen und Beschäftigte verschiedener Schichten Meldungen abgeben. Eine steigende Zahl von Meldungen kann mit einem leichteren Zugang zum System oder größerem Vertrauen einhergehen. Sie bedeutet für sich genommen nicht, dass mehr Schäden auftreten. Ebenso muss ein Rückgang der Meldungen geprüft werden, bevor er als Verbesserung der Sicherheit gilt.

Ein leeres Melderegister reicht nicht aus, um die Patientensicherheit zu beurteilen. Die Stationsleitung kann prüfen, was das Personal am Melden von Ereignissen hindert und was nach Eingang einer Meldung geschieht.

Empatyzer im Gespräch über Ereignismeldungen im Krankenhaus

Eine Stationsleitung, die verstehen möchte, warum das Personal selten Beinahe-Ereignisse meldet, kann Em zunächst ein konkretes Beispiel schildern. Sie kann um Fragen für ein Gespräch mit einer beschäftigten Person bitten: Wie viel Zeit kostete das Formular, was war daran unklar und welche Reaktion folgte auf eine frühere Meldung? Anschließend kann Em im Teammodus helfen, eine Besprechung darüber vorzubereiten, an wen Bedenken weiterzugeben sind und wann statt des Wartens auf ein Formular ein dringendes Gespräch nötig ist. Das eigene Profil „Über mich“ bietet der Stationsleitung Gelegenheit zu prüfen, ob sie auf unangenehme Informationen defensiv reagiert. Mikrolektionen können dabei helfen, Fakten von Bewertungen einer Person zu trennen. Em kann auch eine Antwort nach Eingang einer Meldung vorbereiten: für den Hinweis danken, nach dem Hergang und den Arbeitsbedingungen fragen und eine weitere Rückmeldung ankündigen. Das dient der Gesprächsvorbereitung und ersetzt weder die Analyse des Ereignisses noch Maßnahmen des Krankenhauses.