Prokrastynacja, czyli nawykowe odkładanie zadań i obowiązków na później, jest powszechnym zjawiskiem, które znacząco wpływa na wydajność pracowników i konkurencyjność organizacji. Zjawisko to jest szczególnie widoczne w środowisku pracy, gdzie istnieją wyraźne zadania do wykonania w określonych ramach czasowych. Według badań, problem ten dotyka nawet 20% populacji ogólnej, a w przypadku studentów odsetek ten sięga nawet 80-95%12.
Przyczyny osobowościowe prokrastynacji
Badania naukowe wskazują, że prokrastynacja ma złożone podłoże psychologiczne. Steel definiuje prokrastynację jako dobrowolne, irracjonalne i nieuzasadnione opóźnienie zamierzonego działania, zwlekanie z jego realizacją, mimo że wiąże się to z negatywnymi wynikami, pogorszeniem sytuacji i dyskomfortem. Co istotne, odkładane działanie jest uznawane przez osobę zwlekającą za ważne i możliwe do wykonania.
Główną przyczyną prokrastynacji na poziomie osobowościowym jest zaburzenie samoregulacji, które przejawia się niezdolnością do kontrolowania własnych zachowań i emocji. Procesy samoregulacyjne są kluczowe dla skutecznego planowania i realizacji zadań, a ich zaburzenie prowadzi do trudności w inicjowaniu i kontynuowaniu działań.
Perfekcjonizm stanowi kolejny istotny czynnik osobowościowy przyczyniający się do prokrastynacji. Perfekcjoniści dążą do wykonania zadań w sposób doskonały i często uważają, że wcześniejsze rozpoczęcie pracy pozwoli im na dopracowanie wszystkich szczegółów. Paradoksalnie, to dążenie do perfekcji może prowadzić do paraliżu decyzyjnego i odkładania rozpoczęcia zadania, gdy osoba obawia się, że nie spełni swoich własnych wysokich standardów.
Badania Van Wyka wskazują na dziewięć czynników wpływających na poziom prokrastynacji wśród pracowników: opór, znudzenie, perfekcjonizm, syndrom ostatniej chwili, brak motywacji do wykonania zadania, lęk przed porażką, deficyt umiejętności, buntowniczość i dezorganizacja. Wyniki tego badania wykazały statystycznie istotny związek między oporem pracowników, znudzeniem, perfekcjonizmem i brakiem motywacji do zadania a prokrastynacją.
Przyczyny organizacyjne i kulturowe prokrastynacji
Prokrastynacja w miejscu pracy nie zawsze wynika wyłącznie z cech osobowościowych pracowników. Badania pokazują, że znacząca część pracowników jest zmuszona do prokrastynacji i wielozadaniowości z powodu wad zarządzania. Oznacza to, że niektóre struktury organizacyjne mogą faktycznie sprzyjać prokrastynacji, nawet wśród osób, które w innych warunkach działałyby efektywnie.
Styl przywództwa odgrywa kluczową rolę w kształtowaniu zachowań prokrastynacyjnych pracowników. Badania wykazały, że prokrastynacja decyzyjna liderów negatywnie wpływa na innowacyjność pracowników, szczególnie tych, którzy wykazują niską odporność na zmiany. Oznacza to, że liderzy, którzy sami odkładają podejmowanie decyzji, mogą mimowolnie promować kulturę prokrastynacji w całej organizacji.
Teoria poznawczo-motywacyjno-relacyjna sugeruje, że cechy pracy mogą wywoływać różne reakcje emocjonalne, które z kolei wpływają na prokrastynację pracowników. Zarówno przeszkody, jak i wyzwania w pracy mogą wywoływać lęk przed zadaniami, wywołując tendencję do ucieczki i unikania, a tym samym pośrednio prowadząc do prokrastynacji. Z drugiej strony, zasoby pracy mogą generować radość z wykonywania zadań, sprzyjając tendencji do swobodnej aktywacji, a tym samym pośrednio zmniejszając prokrastynację.
Kultura organizacyjna również odgrywa istotną rolę w kształtowaniu zachowań prokrastynacyjnych. Według badania Gartner, 74% pracowników było skłonnych wspierać zmiany organizacyjne w 2016 roku, podczas gdy obecnie tylko 38% deklaruje taką gotowość. Ta zmiana koreluje z niższym zamiarem pozostania w organizacji: tylko 43% pracowników doświadczających ponadprzeciętnego zmęczenia zmianami zamierza pozostać w swojej organizacji, w porównaniu z 74% pracowników o niskim poziomie zmęczenia.
Konsekwencje prokrastynacji w miejscu pracy
Prokrastynacja nie jest obojętna dla pracowników ani dla organizacji. Badania wskazują, że osoby z tendencją do prokrastynacji osiągają gorsze wyniki, uzyskują niższe oceny na egzaminach, wolniej awansują w pracy i cieszą się gorszym zdrowiem. Prokrastynatorzy charakteryzują się wyższym poziomem lęku, stresu i częściej zapadają na choroby.
Dla biznesu prokrastynacja stanowi realne zagrożenie, które może odbić się zarówno na pracownikach, jak i na całej firmie. Mówimy o niedotrzymanych terminach, niedbałej pracy i spadku produktywności. Co więcej, jeśli decydenci odkładają podejmowanie decyzji po właściwym czasie, taka prokrastynacja może mieć znaczący i negatywny wpływ na całe społeczeństwo, jak w przypadku zarządzania pandemią COVID-19 w niektórych krajach.
W kontekście sprzedaży, badanie Gartnera wykazało, że 89% sprzedawców zgłasza wypalenie zawodowe, a ponad połowa (54%) aktywnie poszukuje nowej pracy. Prokrastynacja jest jednym z czynników przyczyniających się do tego stanu, ponieważ sprzedawcy doświadczający “oporu” (przeciwieństwa “napędu”) osiągają niższe wyniki w realizacji celów, mają wyższe wypalenie zawodowe, częściej wyrażają zamiar odejścia i mają krótsze oczekiwane okresy zatrudnienia.
Metody poprawy i zmiany zachowań prokrastynacyjnych
Zarządzanie terminami
Wbrew intuicji, badania przeprowadzone przez Maroša Servátkę i współpracowników wykazały, że aby powstrzymać ludzi przed prokrastynacją, najlepiej nie dawać im żadnego terminu. W badaniu zaproszono 3 276 osób do wypełnienia krótkiej ankiety online w zamian za darowiznę w wysokości 10 dolarów na cele charytatywne. Niektórym uczestnikom wyznaczono jednotygodniowy termin, niektórym jednotygodniowy, a niektórym nie wyznaczono żadnego terminu. Członkowie ostatniej grupy zwrócili więcej ankiet niż osoby z pozostałych dwóch grup i również odpowiedzieli szybciej.
Przypomnienia i zachęty
Randomizowane badanie kontrolowane przeprowadzone z bankiem w Kolumbii wykazało skuteczność zmiany częstotliwości i intensywności, z jaką pracownicy otrzymywali przypomnienia o osiągnięciach celów. Badacze zapewnili również małe nagrody rzeczowe co tydzień, aby przypominać pracownikom o ich osiągnięciach w realizacji celów. Pracownicy działu kredytów w grupie eksperymentalnej wykazali znaczną poprawę w realizacji celów, lepszy rozkład obciążenia pracą i wyższe miesięczne wynagrodzenie (nie uwzględniając wartości małych nagród). Interwencja poprawiła również satysfakcję pracowników i zmniejszyła poziom stresu, nie wpływając na jakość portfeli kredytowych pracowników. Co istotne, włączenie kierowników oddziałów (przełożonych pracowników) w interwencję było kluczowe dla osiągnięcia tych wyników, ponieważ odegrali oni kluczową rolę we wzmacnianiu przypomnień i pomaganiu pracownikom w rozwiązywaniu problemów z planowaniem.
Motywacja unikowa
Choć tradycyjnie motywacja unikowa (skupiona na unikaniu zagrożeń) jest postrzegana jako mniej adaptacyjna niż motywacja dążeniowa, badania wskazują, że może ona faktycznie zmniejszać prokrastynację. Metaanaliza przeprowadzona przez badaczy wykazała, że motywacja unikowa miała znaczący zapobiegawczy wpływ na prokrastynację. W jednym z badań, studenci o wysokiej chronicznej motywacji unikowej mieli najniższe wskaźniki rezygnacji z badania długoterminowego oferującego bonus. W innym badaniu, motywacja unikowa była negatywnie związana z opóźnieniem w składaniu pracy semestralnej, po kontrolowaniu chronicznej prokrastynacji, poczucia własnej skuteczności, impulsywności i wieku.
Strategie zmiany organizacyjnej
Organizacje, które wdrażają strategie zmiany typu “open-source” (oparte na współpracy), są 14 razy bardziej skłonne do osiągnięcia sukcesu zmiany. Widzą one, że ryzyko zmęczenia zmianami u ich pracowników spada o 29 punktów procentowych, a zamiar pozostania wzrasta nawet o 19 punktów procentowych. Strategie typu “open-source” są mniej nakazowe niż podejścia odgórne i bardziej oparte na współpracy, angażując pracowników w cały proces zamiast po prostu informować ich o tym, co się wydarzy.
Ramy podejmowania decyzji
Aby przeprojektować procesy decyzyjne w sposób radzący sobie z większą złożonością i niepewnością, dobre podejmowanie decyzji powinno być bardziej połączone, kontekstowe i ciągłe. Skuteczne podejmowanie decyzji wymaga od liderów biznesowych przemyślenia tego, co jest istotne, kto lub co jest zaangażowane, oraz przemyślenia, jak wykorzystać dane i analizy do usprawnienia procesu decyzyjnego. Skuteczne podejmowanie decyzji – które jest połączone, kontekstowe i ciągłe – prowadzi do szeregu korzyści biznesowych, w tym większej przejrzystości, dokładności, skalowalności i szybkości.
Podsumowanie
Prokrastynacja w miejscu pracy jest złożonym zjawiskiem, które ma swoje źródła zarówno w cechach osobowościowych pracowników, jak i w czynnikach organizacyjnych i kulturowych. Badania wskazują, że nie jest ona wynikiem lenistwa czy moralnej porażki, ale raczej podświadomą strategią unikania negatywnych emocji.
Skuteczne przeciwdziałanie prokrastynacji wymaga kompleksowego podejścia, które uwzględnia zarówno indywidualne predyspozycje pracowników, jak i szerszy kontekst organizacyjny. Organizacje mogą wspierać pracowników poprzez elastyczne podejście do terminów, regularne przypomnienia i zachęty, promowanie motywacji unikowej w odpowiednich kontekstach, wdrażanie strategii zmiany opartych na współpracy oraz usprawnianie procesów decyzyjnych.
Zrozumienie przyczyn prokrastynacji i wdrożenie skutecznych metod przeciwdziałania jej może przynieść wymierne korzyści zarówno dla pracowników (mniejszy poziom stresu, wyższa satysfakcja z pracy), jak i dla organizacji (wyższa produktywność, niższa rotacja pracowników, lepsza jakość pracy).
Empatyzer – rozwiązanie idealne do poruszanego problemu
Filar 1: Chat AI jako inteligentny coach dostępny 24/7
Chat zna osobowość, cechy charakteru, preferencje oraz kontekst organizacyjny użytkownika i jego zespołu. Dzięki temu dostarcza hiper-spersonalizowane porady, dostosowane zarówno do osoby pytającej, jak i do realiów jej zespołu. Rekomendacje są udzielane w czasie rzeczywistym, pomagając menedżerom rozwiązywać problemy tu i teraz, zamiast czekać na szkolenia.
Filar 2: Mikrolekcje dostosowane do odbiorcy
Dwa razy w tygodniu użytkownicy otrzymują krótkie, skondensowane mikrolekcje e-mailowe, które można przyswoić w trzy minuty. Lekcje są spersonalizowane – dotyczą albo samego menedżera (np. jego mocnych i słabych stron oraz sposobów ich wykorzystania), albo relacji i komunikacji z zespołem. Praktyczne wskazówki obejmują realne scenariusze, gotowe techniki działania i nawet konkretne formułowania zdań, które można użyć w danej sytuacji.
Filar 3: Profesjonalna diagnoza osobowości i preferencji kulturowych
Narzędzie analizuje osobowość użytkownika, jego mocne i słabe strony oraz jego unikalne cechy w kontekście zespołu, firmy i populacji. Umożliwia zrozumienie własnej pozycji w organizacji, identyfikację talentów i określenie najlepszego stylu działania.
Empatyzer – łatwość wdrożenia i natychmiastowe rezultaty
Błyskawiczne wdrożenie – narzędzie nie wymaga żadnych integracji i można je uruchomić w firmie liczącej 100–300 pracowników w mniej niż godzinę. Zero dodatkowego obciążenia dla HR – użytkownicy nie generują dodatkowych pytań ani pracy dla działu HR, co znacząco oszczędza ich czas. Natychmiastowa wartość dla biznesu – narzędzie jest zaprojektowane tak, by było szybkie, łatwe we wdrożeniu, generowało natychmiastowe wyniki i było kosztowo efektywne.
Dlaczego „Empatyzer” jest wyjątkowy?
Rozumie nie tylko osobę pytającą, ale także jej otoczenie organizacyjne – dostarczając rozwiązania adekwatne do rzeczywistych wyzwań. To kompleksowe narzędzie, które łączy coaching, edukację i analizę w jednym, dostępne bez żadnego wysiłku ze strony użytkownika.
Poznaj więcej informacji o szkolenie dla managerow – kliknij tutaj: szkolenie dla managerow .
Dowiedz się więcej o szkolenia z komunikacji online odwiedzając naszą stronę główną: szkolenia z komunikacji online .
