W tym dokumencie
1. Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem Twoich danych osobowych jest EMPATYZER sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku, ul. Warszawska 6/32, 15-063 Białystok, KRS 0001048777, NIP 9662180081, dalej „Empatyzer”.
W sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem: [email protected].
Polityka dotyczy danych przetwarzanych podczas korzystania ze strony internetowej oraz z Systemu Empatyzer.
2. Jakie dane przetwarzamy i dlaczego
Konto i korzystanie z Empatyzera
Przetwarzamy dane potrzebne do założenia i prowadzenia Konta, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail oraz dane związane z logowaniem. Robimy to, aby umożliwić Ci korzystanie z Empatyzera i realizować zawartą z Tobą umowę. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Profil i diagnoza
Przetwarzamy odpowiedzi udzielane w kwestionariuszach, a także informacje takie jak wiek, płeć, staż, doświadczenie, dział oraz informacje o relacjach organizacyjnych, w tym o przełożonym. Na ich podstawie obliczamy wyniki i tworzymy profil służący do personalizacji rekomendacji i innych funkcji Empatyzera. Podstawą przetwarzania jest realizacja usługi, czyli art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Rozmowy z Em i inne funkcje AI
Przetwarzamy treść rozmowy oraz te informacje z Twojego profilu, które są potrzebne do przygotowania odpowiedzi lub rekomendacji. Robimy to, aby wykonać funkcję, z której korzystasz, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Organizacje
Przetwarzamy informacje o członkostwie i roli w Organizacji oraz dane potrzebne do jej obsługi, w tym imię i nazwisko, adres e-mail i informację o wykonaniu określonego kwestionariusza lub zadania. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Jeżeli Administrator Organizacji zaprasza Cię do Empatyzera, Twój adres e-mail otrzymujemy od niego i wykorzystujemy do wysłania oraz obsługi zaproszenia. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na umożliwieniu Organizacjom zapraszania Użytkowników, czyli art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Płatności
Przetwarzamy informacje dotyczące zakupionego planu, płatności oraz dane rozliczeniowe potrzebne do realizacji umowy i wykonania obowiązków księgowych i podatkowych. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Dane kart płatniczych są obsługiwane przez Stripe i nie są przechowywane przez Empatyzer.
Bezpieczeństwo i działanie Systemu
Przetwarzamy podstawowe dane techniczne i informacje dotyczące korzystania z Empatyzera, w szczególności informacje o logowaniach, urządzeniu, przeglądarce, adresie IP oraz zdarzeniach potrzebnych do diagnostyki i bezpieczeństwa. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu działania i bezpieczeństwa Systemu oraz zapobieganiu nadużyciom, czyli art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Kontakt
Jeżeli kontaktujesz się z nami, przetwarzamy podane przez Ciebie dane i treść wiadomości, aby udzielić odpowiedzi, obsłużyć zgłoszenie lub przygotować ofertę. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w pozostałych przypadkach.
E-maile systemowe
Na adres przypisany do Konta wysyłamy informacje potrzebne do korzystania z Empatyzera, dotyczące m.in. Konta, bezpieczeństwa, Organizacji i działania usługi. Są one częścią usługi i nie są wiadomościami marketingowymi. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Podanie danych potrzebnych do założenia Konta jest konieczne do korzystania z Empatyzera. Podanie odpowiedzi w kwestionariuszach jest konieczne do korzystania z funkcji wykorzystujących profil. Dane rozliczeniowe są wymagane przy zakupie Planu Płatnego. Pozostałe dane podajesz dobrowolnie.
3. Profilowanie, prywatność w Organizacji i AI
Empatyzer tworzy profil Użytkownika na podstawie informacji i odpowiedzi przekazanych w Systemie i wykorzystuje go do personalizacji rekomendacji, treści i innych funkcji.
Nie podejmujemy na tej podstawie automatycznych decyzji wywołujących wobec Użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających. Empatyzer nie jest przeznaczony do rekrutacji, oceny wydajności ani podejmowania decyzji dotyczących zatrudnienia, awansu, wynagrodzenia, zwolnienia lub przydzielania obowiązków.
Administrator Organizacji może zobaczyć dane potrzebne do zarządzania Organizacją, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail oraz informację, czy Użytkownik wykonał określony kwestionariusz lub zadanie. Nie ma dostępu do odpowiedzi Użytkownika w kwestionariuszach ani jego prywatnych rozmów z Em.
Analizy dotyczące zespołu lub Organizacji są prezentowane w formie zagregowanej dla grup liczących co najmniej 5 osób.
Do działania części funkcji AI korzystamy z usług OpenAI i Anthropic. Przekazujemy im wyłącznie informacje potrzebne do przygotowania odpowiedzi i ograniczamy zakres danych pozwalających bezpośrednio zidentyfikować Użytkownika. Dostawcy ci nie wykorzystują danych przekazywanych przez Empatyzer do trenowania swoich modeli.
4. Skąd mamy dane i komu je przekazujemy
Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie. Możemy również otrzymać Twój adres e-mail od Administratora Organizacji, jeżeli zaprasza Cię do Empatyzera, podstawowe dane Konta od Google lub Microsoft, jeżeli wybierzesz takie logowanie, oraz informacje dotyczące płatności od Stripe.
Korzystamy z dostawców usług potrzebnych do działania Empatyzera. Dane mogą być powierzane w szczególności dostawcom infrastruktury i usług IT, modeli AI, poczty i komunikacji, logowania, płatności oraz usług księgowych, prawnych i technicznych.
W szczególności korzystamy z OpenAI i Anthropic przy funkcjach AI, Google i Microsoft przy logowaniu za pośrednictwem tych usług oraz Stripe przy obsłudze płatności.
Niektóre z tych podmiotów mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach korzystamy z mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych.
Nie sprzedajemy danych osobowych.
5. Jak długo przechowujemy dane
Dane Konta, odpowiedzi w kwestionariuszach, profil i historię rozmów przechowujemy przez okres posiadania Konta.
Po usunięciu Konta dane Użytkownika przestają być dostępne w aktywnym Systemie i w Organizacjach, do których należał. Dane mogą być zachowane dłużej wyłącznie wtedy, gdy wymagają tego przepisy, rozliczenia, bezpieczeństwo albo potrzeba ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Dane rozliczeniowe i księgowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami.
Adres e-mail osoby zaproszonej do Organizacji, która nie założy Konta, przechowujemy przez okres potrzebny do obsługi zaproszenia.
Dane w technicznych kopiach zapasowych są usuwane wraz z ich standardowym cyklem rotacji i nie są wykorzystywane do bieżącego świadczenia usług.
Dane techniczne i dotyczące bezpieczeństwa przechowujemy przez okres potrzebny do realizacji tych celów, a następnie usuwamy lub anonimizujemy.
Dane przekazywane dostawcom AI są przechowywane przez nich przez okres wynikający z konfiguracji usług wykorzystywanych przez Empatyzer i zawartych z nimi umów.
6. Twoje prawa
W zależności od podstawy i sposobu przetwarzania danych masz prawo żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz, gdy ma to zastosowanie, przeniesienia danych lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać.
Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na [email protected].
Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Cookies i podobne technologie
Strona i System korzystają z cookies oraz podobnych mechanizmów niezbędnych do logowania, utrzymania sesji, bezpieczeństwa, zapamiętania ustawień i prawidłowego działania usługi.
Możemy również korzystać z cookies lub podobnych technologii do prowadzenia statystyk i analizy sposobu korzystania ze strony. Jeżeli nie są one niezbędne do działania usługi, uruchamiamy je dopiero po uzyskaniu Twojej zgody.
Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach cookies.
Niezależnie od zgody możemy przetwarzać dane techniczne niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Systemu.
8. Zmiany Polityki
Politykę możemy aktualizować, jeżeli zmienia się sposób przetwarzania danych albo obowiązujące przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie Empatyzera.