„Po to jest spotkanie?” — pomysł wcześniej czy dopiero na żywo

Spotkanie kilku osób z produktu i sprzedaży. Nia bez wcześniejszej zapowiedzi pokazuje nową koncepcję.

— Mam pomysł: połączmy onboarding i wsparcie w jeden proces. Co myślicie?

Amira prawie się nie odzywa. Po spotkaniu Nia pyta:

— Czemu nic nie powiedziałaś?
— Bo pierwszy raz usłyszałam o tym przy wszystkich.

Dla Nii spotkanie jest miejscem wspólnego myślenia. Dla Amiry — miejscem rozmowy o czymś, co wcześniej miała szansę spokojnie przemyśleć.

Co się naprawdę wydarzyło

Nia wpada na pomysł i celowo nie rozsyła go wcześniej, bo chce wykorzystać energię wspólnej rozmowy. Dla niej spotkanie jest miejscem, gdzie pomysł ma się zderzyć z pytaniami i dopiero nabrać kształtu. Amira przypisuje spotkaniu inną funkcję: woli najpierw przeczytać materiał, sprawdzić dane i uporządkować własne stanowisko, a rozmowę wykorzystać do porównania przemyślanych argumentów i podjęcia decyzji. Gdy Nia wrzuca nowy temat „na żywo”, odbiera ciszę Amiry jako brak wkładu. Amira odbiera tę samą sytuację jako presję zajęcia stanowiska bez przygotowania. Profile obu kobiet dobrze pasują do tego napięcia, ale nie należy robić z nich stałych „typów spotkaniowych”. Sedno brzmi: zespół nie uzgodnił, czy spotkanie służy tworzeniu pomysłów, ich ocenie, czy decyzji.

Jak można to uporządkować naukowo

Wspólne tworzenie pomysłów na żywo ma realną zaletę: ludzie mogą natychmiast rozwijać cudze idee. Ma też koszt: w rozmowie tylko jedna osoba mówi naraz, a pozostali czekają, co może przerywać własny tok myślenia i zmniejszać liczbę generowanych pomysłów (blokowanie tworzenia pomysłów przez konieczność czekania na swoją kolej, production blocking; Nijstad, Stroebe i Lodewijkx, 2003). Starsze badania pokazywały, że równoległe zapisywanie pomysłów może część tego kosztu ograniczać (elektroniczne burze mózgów; Gallupe, Bastianutti i Cooper, 1991). To nie dowodzi, że praca indywidualna jest zawsze lepsza od spotkania. Raczej pokazuje, że różne etapy myślenia korzystają z różnych warunków: coś innego pomaga tworzyć, coś innego krytycznie sprawdzać, a jeszcze coś innego podjąć wspólną decyzję.

Jak do tego podejść

Przed spotkaniem warto jednym zdaniem nazwać jego funkcję. „Jutro generujemy pomysły, niczego nie zamykamy” tworzy inne oczekiwanie niż „przeczytajcie szkic, jutro wybieramy wariant”. Można też połączyć oba style: krótki materiał dzień wcześniej, kilka minut indywidualnych notatek na początku, a potem otwarta rozmowa. Wtedy Nia zachowuje energię wymiany, a Amira dostaje możliwość przygotowania własnego punktu widzenia. Reguła ogólna: nie zakładaj, że wszyscy wiedzą, po co jest spotkanie; jawnie rozdziel tworzenie, ocenę i decyzję, bo każdy z tych etapów potrzebuje trochę innego sposobu pracy.

Jak może pomóc Empatyzer i Em

Empatyzer może pokazać Nii i Tomaszowi, że „dobre spotkanie” pełni dla nich inną funkcję. Nia może lepiej myśleć w żywej wymianie i czerpać energię z reakcji innych, podczas gdy Tomasz potrzebuje wcześniej uporządkować materiał, żeby wejść w rozmowę na poziomie argumentów, a nie improwizacji. Em nie musi wybierać jednego stylu. Może zaproponować format łączący oba: krótki pre-read z pytaniem do rozstrzygnięcia, a potem spotkanie przeznaczone na dyskusję i decyzję. W zespole taka wiedza pomaga przestać mylić spontaniczność z zaangażowaniem, a przygotowanie z brakiem elastyczności. Mikrolekcje utrwalają prostą regułę: zaprojektuj spotkanie tak, żeby ludzie mogli przygotować myślenie przed nim i wykorzystać relację podczas niego.