« C’est toi qui conduis la réunion ? » — rôle formel et autorité informelle

Juste avant une réunion client. Zofia répartit les rôles entre Nia et Marek.

— Nia, c’est toi qui conduis aujourd’hui. Marek, tu interviens comme expert.
— D’accord.

Pendant la réunion, Marek commence à répondre avant que Nia n’ait eu le temps de le faire. Pour lui, son expérience justifie qu’il intervienne ; pour Nia, chaque intervention affaiblit le rôle qui vient de lui être confié.

Ce qui s’est vraiment passé

Zofia a clairement confié la conduite de la réunion à Nia : son mandat est donc explicite. Marek possède toutefois davantage d’expérience dans ce type de situation et peut considérer que cette expérience lui donne naturellement davantage de poids dans le déroulement de l’échange. De son point de vue, compléter ou corriger Nia revient à l’aider et à préserver la qualité. Du sien, chaque intervention lui retire publiquement une part de l’autorité qui vient de lui être accordée. Le message formel « c’est toi qui conduis » se heurte alors à un message informel : « j’ai plus d’expérience, donc les autres continueront à se tourner vers moi ».

Ce que dit la recherche

Dans un groupe, l’autorité ne provient jamais d’une seule source. La fonction officielle compte, mais aussi l’expérience, l’expertise, l’aisance linguistique, la confiance affichée et la personne à laquelle les autres cèdent spontanément la parole — autant d’éléments étudiés dans les travaux sur les caractéristiques de statut. Les équipes n’identifient pas toujours correctement l’expertise de leurs membres ; le statut peut servir de raccourci pour estimer la compétence (Bunderson, 2003). Dans les équipes multinationales, même la langue ou la nationalité peuvent influencer la personne à laquelle on attribue un leadership informel (Paunova, 2017). Confier officiellement un rôle ne supprime donc pas, à lui seul, la hiérarchie de statut qui existait auparavant.

Comment aborder la situation

Avant la réunion, mieux vaut préciser la répartition : « Nia conduit l’échange et prend les décisions dans cette réunion. Marek intervient comme expert sur deux sujets précis. » Si Marek perçoit un risque, il peut le signaler à Nia avant la réunion ou demander la parole au lieu de reprendre la main. Zofia doit aussi renvoyer systématiquement les questions vers Nia : son propre comportement indique au groupe qui détient réellement le mandat. Règle générale : lorsqu’on confie une responsabilité à une personne dont le statut informel est plus faible, il ne suffit pas de nommer son rôle ; il faut aussi adopter publiquement les comportements qui le soutiennent.

Comment Empatyzer et Em peuvent aider

Empatyzer peut aider Nia et Marek à voir qu’ils tirent leur autorité de sources différentes. Nia peut s’appuyer sur un mandat explicitement confié, tandis que Marek peut accorder davantage de poids à l’ancienneté, à l’expérience et à la position d’expert. Culture-8 et les motivations liées au statut peuvent aider Em à anticiper que la simple phrase « Nia conduit » ne suffira peut-être pas. Avant la réunion, Em peut inviter Zofia à préciser très concrètement qui conduit, qui conseille et qui décide. Il peut aussi aider Marek à mettre son expérience au service de la réunion sans en reprendre la direction. Les microleçons renforcent une distinction essentielle : l’expertise donne toute légitimité pour apporter du savoir, mais pas automatiquement pour reprendre le rôle confié à quelqu’un d’autre.