CFO pyta: Jak wygląda umowa na Empatyzer (okres, warunki wypowiedzenia) i co dzieje się z danymi po zakończeniu?

Standardowo umowa na Empatyzer jest zawierana jako roczny abonament, ponieważ efekty narzędzia pojawiają się przy dłuższym, ciągłym użyciu, choć sensowne minimum to około pół roku. W praktyce licencja obejmuje dostęp nielimitowany dla zarejestrowanych użytkowników w okresie obowiązywania umowy i pełne wsparcie produktu. Umowa zwykle automatycznie się przedłuża, ale strony mogą ją wypowiedzieć zgodnie z zapisami umownymi i okresami wypowiedzenia. W terminie trwania umowy można ograniczać dostęp, zawieszać konta lub usuwać użytkowników według wewnętrznych zasad klienta. Po zakończeniu współpracy dane osobowe i treści z kont użytkowników mogą zostać usunięte na żądanie firmy lub poszczególnych osób, co jest standardową procedurą. Usunięcie oznacza w praktyce usunięcie z systemu i utratę zgromadzonego kontekstu, historii rozmów i diagnoz, dlatego firmy często archiwizują nieosobowe, zbiorcze raporty przed skasowaniem. Empatyzer przechowuje dane na serwerach w Unii Europejskiej i stosuje szyfrowanie oraz zabezpieczenia zgodne z dobrymi praktykami, a w umowie są zapisy o separacji danych klientów i o tym, że nie używamy danych firmowych do trenowania modeli. Z punktu widzenia CFO warto uwzględnić, że usunięcie danych to koszt utraty wartości poznawczej narzędzia i utrudnienie późniejszego ponownego uruchomienia. Wypowiedzenie przed końcem okresu wymaga sprawdzenia warunków dotyczących rozliczeń, ewentualnych kar i procedur eksportu danych. Zwykle w cenie licencji zawarte są wszystkie funkcje, diagnoza, nieograniczone zapytania do bota oraz wsparcie, co ułatwia kalkulację ROI. Jeśli firma chce zachować historyczne, anonimowe metryki kultury, można uzgodnić ich eksport przed usunięciem danych indywidualnych. Warto także zapisać w umowie SLA dotyczące dostępności i reakcji na incydenty oraz czas powiadomień o naruszeniach. Podsumowując, umowa jest projektowana pod roczne wdrożenie z opcją wcześniejszego zakończenia, a zarządzanie danymi po wygaśnięciu leży po stronie klienta i dostawcy, z klarownymi prawami do usunięcia i konsekwencjami dla zachowania kontekstu.

Najważniejsze: umowa zwykle roczna z możliwością wypowiedzenia i usunięcia danych na żądanie; usunięcie powoduje utratę kontekstu, więc ustalcie procedury eksportu i retencji.