“Sei tu a guidare?” — ruolo formale e autorità informale

Poco prima di una riunione con il cliente, Zofia assegna i ruoli a Nia e Marek.

— Nia, oggi guidi tu. Marek, partecipi come esperto della materia.
— Va bene.

Durante la riunione, Marek inizia a rispondere alle domande prima che Nia possa farlo. Per lui, l’esperienza è una ragione per intervenire; per Nia, ogni intervento toglie un pezzo al ruolo che le è appena stato affidato.

Cosa è successo davvero

Zofia ha chiesto esplicitamente a Nia di guidare la conversazione, quindi Nia ha un mandato chiaro. Marek, però, ha più esperienza in situazioni simili e può sentire che questo gli dia naturalmente maggiore influenza sul modo in cui si svolge la riunione. Dal suo punto di vista, correggere Nia o aggiungere dettagli è utile e protegge la qualità della discussione. Dal punto di vista di Nia, ogni intervento può sottrarre pubblicamente una parte dell’autorità che le è appena stata assegnata. Il messaggio formale — “guidi tu” — si scontra con quello informale: “Ho più esperienza, quindi le persone continueranno a guardare me.”

Cosa dice la ricerca

L’autorità nei gruppi non nasce da una sola fonte. Conta la posizione formale, ma contano anche esperienza, competenza, lingua, sicurezza e la persona a cui gli altri si affidano istintivamente, temi studiati dalla ricerca sulle caratteristiche di status. I team non riconoscono e non utilizzano sempre in modo accurato la competenza dei membri; lo status può diventare una scorciatoia per giudicare la competenza (Bunderson, 2003). Nei team multinazionali perfino lingua e nazionalità possono influire su chi riceve informalmente uno status di leadership (Paunova, 2017). Affidare a qualcuno un ruolo formale, quindi, non cancella automaticamente la gerarchia di status che esisteva prima.

Come affrontarlo

Prima della riunione, rendete esplicita la divisione dei ruoli: “Nia guida la conversazione e prende le decisioni in questo incontro. Marek è il nostro esperto e lo coinvolgeremo su due aree specifiche.” Se Marek vede un rischio, può segnalarlo a Nia prima della riunione oppure chiedere di intervenire invece di prendere il controllo. Anche Zofia dovrebbe riportare con coerenza le domande verso Nia, perché il suo stesso comportamento dice al gruppo chi possiede il mandato. La regola generale è: quando la responsabilità viene affidata a qualcuno con status informale più basso, il ruolo ha bisogno di qualcosa in più di un’etichetta: servono comportamenti visibili che lo sostengano davanti agli altri.

Come possono aiutare Empatyzer ed Em

Empatyzer può aiutare Nia e Marek a vedere che stanno ricavando autorità da fonti diverse. Nia può fare affidamento sul mandato esplicito che le è stato dato, mentre Marek può attribuire più peso a seniority, esperienza e riconoscimento come esperto. Culture-8 e i motivatori legati allo status possono aiutare Em ad anticipare che dire semplicemente “Nia guida” potrebbe non bastare. Prima della riunione, Em può suggerire a Zofia di specificare chi guida, chi consiglia e chi decide. Può anche aiutare Marek a offrire la propria competenza senza prendere il volante. È particolarmente utile quando responsabilità formale e status informale non coincidono. Le microlezioni rinforzano una distinzione chiave: la competenza ti dà una voce legittima, ma non sempre il diritto di prendere il controllo del ruolo di qualcun altro.