“Lista o diagramma” — due modi di organizzare le stesse informazioni

Dopo una riunione di progetto. Tomasz mette gli accordi in una sequenza di prossimi passi. Amira rappresenta gli stessi accordi con un diagramma delle dipendenze.

— Questi sono gli accordi.
— No. Qui non si vedono le dipendenze.

Dopo varie email, ciascuno comincia a sospettare che l’altro stia cambiando la sostanza, anche se gran parte della differenza riguarda soltanto il modo in cui l’informazione è rappresentata.

Cosa è successo davvero

Tomasz registra gli accordi come un elenco ordinato. Amira li rappresenta come una rete di dipendenze. Ognuno guarda la versione dell’altro e vede soprattutto ciò che manca per lui. Tomasz non riesce a leggere nel diagramma la sequenza delle decisioni. Amira non riesce a capire dall’elenco che cosa dipenda da che cosa. Con il tempo cominciano a sospettare di non essere d’accordo neppure sul contenuto. Solo mettendo le due versioni una accanto all’altra emerge che gran parte del conflitto nasceva da due modi diversi di rappresentare le stesse informazioni. Il formato era diventato, per ciascuno, una prova del fatto che l’altro “non avesse capito il problema”.

Cosa dice la ricerca

Le stesse informazioni, presentate in forme diverse, possono essere elaborate in modo diverso. Gli studi che confrontano tabelle e grafici mostrano che l’efficacia di una rappresentazione dipende da quanto bene si adatta al compito che la persona deve svolgere: cognitive fit (Vessey, 1991). Questo non significa che Tomasz sia per sempre “una persona da liste” e Amira “una persona da diagrammi”. Significa che rappresentazioni diverse portano in primo piano aspetti diversi della stessa informazione: sequenza, relazioni, spazio, numeri o eccezioni.

Come affrontarlo

Invece di scegliere un unico formato “giusto”, conviene costruire un ponte. Un elenco delle decisioni può stare accanto a un semplice diagramma delle dipendenze, usando gli stessi identificativi per collegare gli elementi corrispondenti. Quando emerge un disaccordo, una domanda utile è: “Non siamo d’accordo sul contenuto o soltanto sul modo in cui lo abbiamo rappresentato?”. La regola generale è: se due versioni sembrano diverse, non concludere subito che le persone abbiano concordato cose diverse; prova prima a tradurre una rappresentazione nell’altra.

Come possono aiutare Empatyzer ed Em

Empatyzer può aiutare Tomasz e Amira a vedere che il disaccordo potrebbe non essere sostanziale, anche quando comincia a sembrarlo. La diagnosi può far emergere differenze nel modo in cui le persone strutturano le informazioni e nel grado di organizzazione esplicita di cui hanno bisogno; confrontando i profili, Em può proporre un formato condiviso che unisca la sequenza di Tomasz alle dipendenze di Amira. Invece di un’altra catena di email, il suggerimento pratico può essere: mettete lista e diagramma fianco a fianco e individuate gli elementi che differiscono davvero. A livello di team, Empatyzer può mostrare se modi diversi di rappresentare l’informazione generano attriti ricorrenti tra ruoli o reparti. Le microlezioni insegnano a riconoscerlo prima, così scrivere la stessa idea in modo diverso non diventa automaticamente la prova che qualcuno sta pensando male.