IT chiede: Come Empatyzer gestisce ritenzione e cancellazione dei dati?

TL;DR:

  • La cancellazione dell'account rimuove l'utente dalla visibilità e dalle statistiche aggregate.
  • I dati personali e le conversazioni vengono cancellati su richiesta o alla fine del contratto secondo la policy; i backup vengono puliti in tempi prestabiliti.
  • Restano solo aggregati e metriche anonimi, non riconducibili a una persona.

Come gestisce Empatyzer la conservazione e la cancellazione dei dati?

Empatyzer offre all'utente la possibilità di eliminare il proprio account e le sue politiche di conservazione strutturano l'ulteriore eliminazione dei dati e l'anonimizzazione delle informazioni che rimangono solo a livello aggregato.

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In pratica la cancellazione dell'account in Empatyzer significa che la persona scompare dalle liste e dai report visibili all'azienda e dalle statistiche del team; questa è la conseguenza principale sulla visibilità. L'account può essere sospeso temporaneamente in caso di uscita del dipendente e l'amministratore riceve suggerimenti per sospenderlo. Su richiesta dell'utente o alla fine del contratto i dati personali vengono rimossi dal sistema conformemente alla policy di ritenzione; se l'azienda o l'utente richiedono la cancellazione completa, il supporto avvia la procedura che elimina il profilo e i dati correlati. I contenuti delle conversazioni e i materiali dell'utente non sono condivisi con HR o con i superiori; sono conservati privatamente nel sistema e trattati secondo criteri di riservatezza. Per scopi di report e analisi il sistema conserva esclusivamente aggregati anonimi e metriche non identificabili che non permettono di ricostruire i dati di una persona specifica. Backup e archivi sono soggetti a finestre di retention; la cancellazione completa include anche i processi per rimuovere i dati dai backup entro i tempi stabiliti, tenendo conto degli obblighi legali e operativi. In caso di necessità legali o audit i dati possono essere soggetti a legal hold, che sospende temporaneamente il processo di cancellazione fino al termine dell'obbligo. Empatyzer ospita i dati in data center UE (AWS), applica crittografia e isolamento degli spazi cliente, dispone di DPA e DPIA e non utilizza i dati aziendali per addestrare modelli. Gli accessi amministrativi lato fornitore sono auditati e loggati; tutte le azioni vengono registrate per controllo e sicurezza. Se l'utente richiede la cancellazione, il fornitore avvia la procedura e conferma l'esecuzione; al termine il profilo non esiste più nel sistema e rimangono solo statistiche aggregate anonime.

La cancellazione elimina visibilità e report; nel sistema restano solo aggregati anonimi conformi alla policy di ritenzione.

Fonti e ricerche

  1. European Parliament & Council of the European Union. (2016). Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation). Official Journal of the European Union, L 119, 1–88. Source
  2. European Data Protection Board. (2020). Guidelines 4/2019 on Article 25 Data Protection by Design and by Default (Version 2.0). Source
  3. National Institute of Standards and Technology. (2020). Security and Privacy Controls for Information Systems and Organizations (NIST SP 800-53 Rev. 5). https://doi.org/10.6028/NIST.SP.800-53r5 DOI: 10.6028/NIST.SP.800-53r5

Autore: Empatyzer

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