Multitasking vs. deep work: efficienza, preferenze, benefici e rischi

Cos'è il deep work

Il deep work è uno stato di concentrazione intensa e ininterrotta su un unico compito complesso. Cal Newport lo descrive come la capacità di concentrarsi senza distrazioni: momenti in cui si migliora la qualità del lavoro e si apprendono rapidamente competenze complesse. In un mondo pieno di notifiche, queste sessioni diventano sempre più rare e quindi più preziose. Il cervello ha bisogno di tempo per entrare in profondità: ogni interruzione spezza questo processo e sottrae minuti efficaci di produttività. La deliberate practice, ovvero la pratica intenzionale con feedback immediato, è ciò che porta a miglioramenti reali nelle competenze. Studi neuroscientifici indicano che imparare mentre si è distratti è meno efficace: per compiti intellettuali complessi le sessioni senza interruzioni sono fondamentali. Nella pratica questo significa disattivare le notifiche e preparare tutto il materiale prima di iniziare. Piccoli rituali aiutano a entrare e mantenere lo stato di concentrazione. Stabilire obiettivi chiari prima della sessione aumenta l'efficacia. Le aziende che adottano questi principi ottengono risultati migliori e meno errori.

Perché il multitasking fallisce

Il multitasking sembra risparmiare tempo, ma le evidenze lo contraddicono. Fischer e Plessow hanno mostrato che fare più attività contemporaneamente peggiora le prestazioni: aumentano gli errori e i tempi di reazione. Il problema nasce dai limiti delle risorse cognitive. Sophie Leroy ha descritto il fenomeno dei residui di attenzione, quando una parte della concentrazione rimane ancorata al compito precedente. In pratica anche una breve pausa per controllare la posta interrompe significativamente il lavoro su un progetto. David Rock paragona la perdita di capacità cognitive a un regresso temporaneo: il cervello impiega circa quindici-venti minuti per riprendersi completamente da un cambio di contesto tra compiti impegnativi. In quel lasso di tempo lavoriamo più lentamente e con più errori. Studi su giudici italiani indicano che gestire meno pratiche contemporaneamente porta a una chiusura più rapida dei casi. Altri autori rilevano che un multitasking moderato può dare benefici temporanei, ma solo entro un limite: superata quella soglia i vantaggi si annullano e diventano negativi. Chi è convinto di essere bravo nel multitasking spesso in realtà ottiene risultati peggiori, per un errore di autovalutazione e difficoltà a filtrare informazioni.

Costi per salute e benessere

Il multitasking non danneggia solo la performance, ma anche il benessere. Giornate frammentate riducono la possibilità di entrare in flow, lo stato di pieno coinvolgimento e soddisfazione. Il modello di Lazarus e Folkman spiega come la valutazione degli stressor e le risorse disponibili influenzino la risposta allo stress: il multitasking è una fonte significativa di stress lavorativo. Lo stress cronico può condurre al burnout e a un peggioramento del benessere complessivo. Ricerche suggeriscono che ogni interruzione può portare a perdere fino al 40% del tempo effettivo di lavoro, con conseguente aumento della pressione sui tempi e frustrazione. Le aziende che ignorano questi costi pagano con turnover elevato e più errori. Le interruzioni allungano i tempi di esecuzione e aumentano l'affaticamento mentale. L'esposizione prolungata alle distrazioni riduce la capacità di concentrazione e la memoria di lavoro, facendo sentire i lavoratori meno competenti e più stressati. Per questo conviene investire in misure che riducano la frammentazione e proteggano il tempo di concentrazione.

Come introdurre il deep work nella pratica

Implementare il deep work richiede piano e disciplina. Il time blocking consiste nell'assegnare blocchi di tempo specifici a compiti precisi: limita i cambi di contesto e favorisce un ritmo stabile. Si può iniziare con sessioni brevi di trenta minuti e aumentarle gradualmente. Un'altra tecnica diffusa è il metodo Pomodoro: lavoro per 25 minuti seguito da una pausa breve. Preparare i materiali prima di ogni sessione riduce le occasioni di distrazione. È importante disattivare le notifiche e creare uno spazio silenzioso per lavorare. I dipendenti devono comunicare chiaramente la propria disponibilità per evitare interruzioni inutili. I leader devono dare l'esempio e proteggere il tempo del team da riunioni e richieste improvvise. Misurare risultati e adattare il ritmo di lavoro alle esigenze aziendali aiuta a integrare le pratiche. Informare il team sui costi cognitivi contribuisce a modificare le aspettative di reperibilità. Abitudini semplici, come pianificare la giornata all'inizio del turno, supportano la routine quotidiana. Strumenti tecnici, ad esempio i focus mode delle app, facilitano il processo. In azienda è utile sperimentare le impostazioni per alcune settimane e raccogliere feedback.

Equilibrio e quando il multitasking ha senso

Non tutte le attività richiedono concentrazione profonda. Compiti routinari possono essere combinati senza grandi costi cognitivi: attività manuali o ascoltare un podcast durante una camminata sono esempi. Alcuni studi indicano che un livello moderato di cambi di contesto può stimolare la creatività, favorendo connessioni tra idee diverse. La chiave è distinguere chiaramente i compiti che richiedono profondità da quelli semplici. In pratica conviene segnare in calendario quali attività necessitano di focus e utilizzare gli altri momenti per attività meno impegnative. Per i manager è fondamentale modellare le pratiche corrette e stabilire norme: ad esempio introdurre ore di silenzio può aumentare la produttività del team. Pause ben programmate e rotazione dei compiti prevengono monotonia e affaticamento. Monitorare i risultati permette di calibrare il rapporto tra deep work e multitasking. Conviene inoltre allenare i collaboratori a gestire consapevolmente l'attenzione.

Il deep work porta risultati di qualità superiore e meno errori. Il multitasking è utile per compiti semplici, ma riduce l'efficacia nelle attività cognitive complesse. Le organizzazioni possono proteggere il tempo di concentrazione con regole chiare e pianificazione. Tecniche come time blocking e Pomodoro aiutano a sviluppare la capacità di focalizzarsi. Limitando i cambi inutili, dipendenti e manager ottengono più soddisfazione e meno stress. Piccoli interventi producono benefici rapidi e misurabili: investire in una cultura che favorisca il deep work restituisce migliori risultati e maggior benessere.

Empatyzer per il deep work nella formazione per manager

Empatyzer offre micro-lezioni personalizzate per manager su come pianificare blocchi di lavoro e ridurre i cambi di contesto. Un assistente AI aiuta a preparare comunicazioni concrete per il team, per stabilire ore senza riunioni e regole di reperibilità. Grazie a una diagnosi delle caratteristiche cognitive, lo strumento indica chi nel gruppo è più esposto alle distrazioni e come adattare il modo di lavorare. Empatyzer fornisce frasi modello per 1:1 e feedback, utili a far rispettare le regole del deep work senza conflitti. Le micro-lezioni, inviate due volte a settimana, allenano l'abitudine al time blocking e a sessioni di concentrazione brevi. Checklist e suggerimenti per disattivare le notifiche supportano i rituali pre-sessione. L'assistente, disponibile 24/7, aiuta a gestire situazioni comunicative delicate legate alle violazioni delle regole di focus. Empatyzer produce report aggregati sull'adozione delle pratiche, rendendo misurabili gli effetti dell'introduzione del deep work in azienda. Integrando adattamenti per persone con ADHD e altre necessità, lo strumento riduce interruzioni inutili e favorisce l'inclusione. Così il manager ottiene supporto pratico per pianificare il ritmo del team, ridurre il multitasking e incrementare la qualità delle attività che richiedono profonda concentrazione.