Wann strenge Regeln Teams stärken oder einschränken

Dieselbe Änderung und zwei unterschiedliche Reaktionen

Eine neue Mitarbeiterin ändert die Reihenfolge der Punkte in einem Bericht, damit das wichtigste Risiko am Anfang steht. In einer Abteilung dankt man ihr für die Initiative. In einer anderen wird sie darauf hingewiesen, dass alle seit Jahren dieselbe Vorlage verwenden. Der Unterschied muss weder aus der Qualität des Berichts noch aus persönlicher Abneigung entstehen. Er kann verschiedene Erwartungen daran offenlegen, wie viel Freiheit ein Mensch gegenüber gemeinsamen Regeln hat. Solange diese Erwartungen unausgesprochen bleiben, hält jede Seite die andere leicht für unvernünftig. Die Konzepte strenger und lockerer Kulturen, auf Englisch als Tightness und Looseness bezeichnet, beziehen sich auf die Stärke von Normen und die Toleranz gegenüber Abweichungen. Sie teilen Organisationen nicht einfach in gute und schlechte oder moderne und rückständige ein. Eine starke Norm kann die Meldung von Fehlern, gegenseitigen Respekt oder die Reihenfolge der Dokumentenfreigabe betreffen. Deshalb muss getrennt gefragt werden, wie nachdrücklich die Gruppe Anpassung verlangt und was genau sie verlangt. Die konsequente Einhaltung einer nützlichen Regel ist nicht dasselbe wie die Verteidigung eines leeren Rituals. Eine Norm muss nicht schriftlich festgehalten sein, um Verhalten stark zu beeinflussen. Beschäftigte können wissen, dass Entscheidungen formal infrage gestellt werden dürfen, und zugleich beobachten, dass jeder, der dies tut, auf eine kühle Reaktion stößt. In einem anderen Team wirkt das Regelwerk starr, während die tägliche Praxis viele vereinbarte Ausnahmen zulässt. Die Beschreibung einer Kultur sollte deshalb offizielle Regeln ebenso berücksichtigen wie die tatsächlichen Folgen einer Abweichung. Auch ist zu prüfen, ob eine Regel für alle gleich gilt. Können Menschen mit hohem Status sie beliebig umgehen, lernen die übrigen eher eine Hierarchie der Privilegien als einen gemeinsamen Standard. Das ist ein anderes Problem als die bloße Stärke von Normen und verlangt ein Gespräch über ihre Konsistenz und Begründung.

Was die Forschung zu sagen erlaubt

Die Studie von Gelfand und Mitautoren verglich die Stärke von Normen in 33 Ländern. Sie erlaubt es nicht, jedem Beschäftigten aufgrund seiner Nationalität bestimmte Eigenschaften zuzuschreiben. Die Analyse von Di Santo und Mitautoren richtet den Blick auf Organisationseinheiten und die Zusammenhänge ihrer Kultur mit Einstellungen und Verhalten bei der Arbeit. Diese Ebenen müssen klar unterschieden werden: Die Normen eines konkreten Teams können vom Bild eines Landes oder des gesamten Unternehmens abweichen. Gelfand u. a. 2011; Di Santo u. a. 2021. Für die tägliche Zusammenarbeit ist es daher hilfreich, lokale Situationen zu untersuchen. Was geschieht, wenn jemand die Idee einer Führungskraft infrage stellt? Muss eine ungewöhnliche Art der Aufgabenerledigung genehmigt werden? Wie reagiert das Team auf eine geringfügige Abweichung, die das Ergebnis nicht verschlechtert hat? Die Antworten zeigen Normen in Aktion. Das Bekenntnis „Wir schätzen Initiative“ erklärt wenig, wenn jede selbstständige Entscheidung mit einer öffentlichen Rüge endet. Ebenso hebt ein Schlagwort wie Flexibilität tatsächliche Sicherheitsanforderungen nicht auf.

Wann Berechenbarkeit hilft und wann sie zu begrenzen beginnt

Stellen wir uns ein Team vor, das in einem Produktionsbetrieb für die Schichtübergabe verantwortlich ist. Eine gemeinsame Reihenfolge der Informationen kann verhindern, dass eine Gefahr übersehen wird. Wer das Verfahren eigenmächtig vereinfacht, verändert die Arbeitsbedingungen anderer. In diesem Kontext erfüllt der vereinbarte Standard eine konkrete Funktion. Diese Funktion sollte neuen Beschäftigten erklärt werden, statt sich auf den Satz „Das machen wir hier so“ zu beschränken. Eine verständliche Regel macht auch erkennbar, wann sie ihren Zweck nicht mehr erfüllt und verbessert werden muss. Anders kann es bei der frühen Suche nach einem Produktkonzept aussehen. Muss jede Skizze sofort einer bestehenden Vorlage entsprechen, beschränkt die Gruppe den Raum für Versuche. Das bedeutet nicht, dass kreative Arbeit ohne Regeln auskommt. Ideen können frei entwickelt werden, während Budget, Frist und Testverfahren klar feststehen. Das praktische Ziel besteht darin, die Stärke der Regeln an die Art des Risikos anzupassen. Ein Teil der Regeln sollte fest sein, ein anderer bewusst Raum zum Experimentieren lassen. Hilfreich ist die Frage, was eine bestimmte Regel genau schützt. Verhindert sie einen Fehler, erleichtert sie die Koordination, erfüllt sie eine externe Anforderung oder wiederholt sie lediglich eine alte Gewohnheit? Die Antwort muss nicht zu ihrer Abschaffung führen. Sie kann zeigen, dass dasselbe Ziel auf weniger belastende Weise erreicht werden sollte. Auch verschiedene Arbeitsbereiche sollten getrennt betrachtet werden. Dasselbe Team kann bei der Übergabe von Verantwortung einen strengen Standard und bei der Ideensuche große Freiheit brauchen. Es ist nicht notwendig, für die gesamte Organisation ein einziges Etikett zu wählen. Ein praktisches Gespräch dreht sich darum, wo eine Abweichung ein reales Risiko birgt, wer dieses bewerten kann und wie die übrigen Personen informiert werden. So bedeutet Freiheit nicht Unberechenbarkeit, und Konsequenz muss nicht gedankenlosen Gehorsam bedeuten.

Reibung ist nicht immer ein Zeichen mangelnder Professionalität

Wer an strenge Regeln gewöhnt ist, kann ein lockeres Team als unberechenbar erleben. Ein Mensch mit großer Autonomie in früheren Rollen kann gewöhnliche Kontrolle dagegen als Misstrauen empfinden. Bevor wir diesen Reaktionen Faulheit oder ein Dominanzbedürfnis zuschreiben, sollten die Erwartungen geklärt werden. Die Frage „Welche Dinge darf ich selbst entscheiden und welche muss ich abstimmen?“ kann helfen. Die Antwort sollte Beispiele enthalten. Eine allgemeine Versicherung, die Beschäftigten trügen Verantwortung, lässt zu viel Raum für unterschiedliche Deutungen. Eine Führungskraft kann zudem drei verschiedene Situationen benennen: eine ausnahmslos geltende Regel, eine Regel mit vereinbarten Ausnahmen und einen Bereich freier Entscheidung. Dies ist ein Vorschlag zur Strukturierung des Gesprächs und nicht das Ergebnis eines einzelnen Experiments. Er soll unnötiges Raten begrenzen. Ist eine Abweichung zulässig, muss klar sein, wer sie vereinbart und wie die anderen informiert werden. Ist sie es nicht, sollte der Grund genannt werden. Ausnahmen nur für Menschen mit hohem Status untergraben schnell die Glaubwürdigkeit eines gemeinsamen Standards.

Prüfe die Regel, bevor du versuchst, Menschen zu verändern

In der beispielhaften Situation mit dem Bericht kann die Führungskraft erklären, dass die feste Gliederung dem Vergleich von Ergebnissen zwischen Abteilungen dient. Die Mitarbeiterin kann zeigen, dass das Risiko am Ende des Dokuments untergeht. Eine Lösung kann darin bestehen, die gemeinsame Vorlage um eine kurze Zusammenfassung zu ergänzen. In einem solchen Gespräch muss weder entschieden werden, ob das Team „zu starr“ noch ob die Mitarbeiterin „zu unabhängig“ ist. Es genügt, die Funktion der Regel mit Informationen über ihre Kosten zu verbinden. Dann wird eine Abweichung zur Gelegenheit, die Arbeitsweise bewusst zu vereinbaren. Eine Änderung der Regel sollte auch den Menschen erklärt werden, die bisher die Kosten ihrer Einhaltung getragen haben. Wurde jahrelang ein bestimmtes Format verlangt und wird dessen Umgehung nun plötzlich belohnt, kann sich ein Teil des Teams ungerecht behandelt fühlen. Es hilft, den Grund der Änderung zu benennen und den bisherigen Beitrag anzuerkennen. Der alte Standard kann eine bestimmte Funktion erfüllt haben, während heutige Bedingungen eine andere Lösung verlangen. Menschen, die an ihm festhalten, müssen nicht als Gegner des Fortschritts dargestellt werden. Ebenso sollte bei einer Verschärfung der Regel ein konkretes Risiko gezeigt werden, statt die Kontrolle mit allgemeinem Misstrauen zu begründen. Menschen verstehen Veränderungen leichter, wenn sie den Zusammenhang zwischen Regel, Arbeitsziel und eigener Verantwortung für das gemeinsame Ergebnis erkennen.

Die Stärke von Normen beeinflusst, wie ein Team Initiative aufnimmt und auf Abweichungen reagiert. Gute Zusammenarbeit verlangt zu erkennen, wo Berechenbarkeit das gemeinsame Ergebnis schützt und wo sie nötigen Freiraum begrenzt. Am nützlichsten ist eine Regel, deren Sinn und Grenzen verständlich sind.

Empatyzer bei der Vereinbarung von Regeln der Zusammenarbeit

Empatyzer kann helfen, ein Gespräch darüber vorzubereiten, wie viel Berechenbarkeit und Selbstständigkeit die an einer Zusammenarbeit beteiligten Menschen benötigen. Die Ansicht Organisationskultur bietet einen Ausgangspunkt, um verfügbare Informationen über Präferenzen im Arbeitsumfeld zu betrachten. Sie misst jedoch nicht automatisch die in der Forschung beschriebenen strengen oder lockeren Normen. Im Gespräch mit Em über dein Team kann eine Erklärung einer konkreten Regel, ihres Ziels und ihrer zulässigen Ausnahmen vorbereitet werden. Ebenso hilfreich ist es, Fragen zu formulieren, die die Kosten einer Regel für verschiedene Menschen sichtbar machen. Em unterstützt die Wortwahl unter Berücksichtigung des verfügbaren Gruppenprofils, beurteilt jedoch nicht, ob ein Verfahren technische oder rechtliche Anforderungen erfüllt. Das muss gesondert geprüft werden. Das Tool kann helfen, ein Gespräch zu führen, ohne Menschen als starr oder verantwortungslos abzustempeln. Die abschließende Vereinbarung sollte klar benennen, was gilt, warum es gilt und wie ein Änderungsbedarf gemeldet werden kann.