Multitasking vs deep work: efektivita, preference, přínosy a rizika

Co je deep work

Deep work znamená soustředěnou, nepřerušovanou práci na jednom náročném úkolu. Cal Newport tuto schopnost popisuje jako možnost pracovat bez rozptýlení — díky tomu dosahujeme vyšší kvality a rychleji se učíme složité dovednosti. Ve světě naplněném notifikacemi je deep work vzácný a tím i cenný. Mozek potřebuje čas, aby se dostal do hlubokého stavu soustředění; přepínání mezi aktivitami tento proces narušuje a krade efektivní minuty. Deliberate practice, tedy plánované procvičování s okamžitou zpětnou vazbou, je klíčové pro zvyšování kompetencí. Neurologické poznatky naznačují, že učení při rozptýlení je méně účinné, proto jsou neporušené sezení důležité při intelektuálně náročné práci. V praxi to znamená vypnout notifikace a připravit si materiály před začátkem. Krátké rituály pomáhají rychleji navodit stav soustředění a udržet ho déle. Jasné cíle před začátkem sezení zvyšují produktivitu. Firmy, které to pochopí, dosahují lepších výsledků a méně chyb.

Proč multitasking nefunguje

Multitasking se může zdát efektivní, ale výzkumy tomu odporují. Fischer a Plessow ukázali, že současné vykonávání více úkolů zhoršuje výkon — roste počet chyb a prodlužuje se reakční doba. Tento efekt vyplývá z omezených kognitivních zdrojů. Sophie Leroy popsala fenomén „zbytků pozornosti“, kdy část soustředění zůstane u předchozího úkolu. V praxi to znamená, že i krátké odskakování na e-mail naruší práci na projektu. David Rock srovnává pokles kognitivní kapacity s krokem zpět v rozvoji: mozek potřebuje často 15–20 minut, aby se plně přepnul mezi náročnými úkoly. V tomto čase pracujeme pomaleji a chybujeme více. Studie italských soudců naznačují, že méně rozdělené pozornosti vede k rychlejšímu uzavírání případů. Některé práce uvádějí, že mírné přepínání může krátkodobě pomoci, ale nad určitý práh už přínosy mizí a škodí. Lidé přesvědčení o svých multitaskovacích schopnostech často ve skutečnosti podávají horší výkon — jde o chybný odhad vlastních schopností a obtíže ve filtrování informací.

Náklady na zdraví a pohodu

Multitasking neovlivňuje jen výsledky, ale i pohodu zaměstnanců. Dny rozdělené častými přerušeními snižují šanci vstoupit do flow — stavu plného zapojení a uspokojení z práce. Model stresu podle Lazaruse a Folkmana ukazuje, že vnímání stresorů a dostupné zdroje určují reakci na stres; multitasking je významným zdrojem pracovního stresu. Chronický stres může vést k vyhoření a zhoršení duševního zdraví. Některé studie naznačují, že každé přepnutí může sebrat až podstatnou část efektivního pracovního času, což zvyšuje tlak na termíny a frustraci. Firmy, které tyto náklady ignorují, platí vyšší fluktuací a chybovostí. Neustálé přerušování prodlužuje dobu dokončení úkolů a zvyšuje duševní únavu. Dlouhodobá expozice rozptýlení snižuje schopnost soustředění a pracovní paměť; zaměstnanci se pak cítí méně kompetentní a více vystresovaní. Proto se vyplatí investice do opatření, která snižují fragmentaci práce a chrání čas na soustředění.

Jak zavést deep work v praxi

Zavedení deep work začíná plánem a disciplínou. Time blocking znamená rezervovat konkrétní bloky času pro konkrétní úkoly — omezuje to přepínání kontextu a pomáhá udržet pracovní rytmus. Začněte krátkými 30minutovými sezeními a postupně je prodlužujte. Pomodoro, tedy práce 25 minut následovaná krátkou pauzou, je další ověřená technika. Příprava materiálů před sezením snižuje riziko rozptýlení. Důležité je vypnout notifikace a vytvořit klidný prostor pro práci. Zaměstnanci by měli jasně komunikovat svoji dostupnost, aby se vyhnuli zbytečným přerušení. Lídři musí jít příkladem a chránit tým před nadměrným množstvím meetingů a ad hoc požadavků. Měření efektů a postupné přizpůsobení rytmu práce realitám firmy pomáhá zajistit udržitelnost. Vzdělávání o kognitivních nákladech přispívá ke změně očekávání ohledně okamžité dostupnosti. Jednoduché návyky, jako plán dne na jeho začátku, podporují každodenní praxi. Technická podpora, např. režimy soustředění v aplikacích, usnadňuje proces. V organizaci je užitečné testovat nastavení několik týdnů a sbírat zpětnou vazbu.

Balanc a kdy má multitasking smysl

Není každý úkol vhodný pro deep work. Rutinní činnosti lze často bezpečně kombinovat bez velkých kognitivních nákladů — například manuální práce nebo poslech podcastu při chůzi. Studie také naznačují, že mírné přepínání může občas podpořit kreativitu; expozice různým podnětům může usnadnit spojování nápadů. Klíčové je rozlišit úkoly vyžadující hluboké soustředění od těch jednoduchých. V kalendáři je praktické označit, které bloky potřebují ticho a soustředění. Toto značení pomáhá využít čas efektivně a minimalizovat zbytečná přerušení. Pro manažery je důležité modelovat správné praktiky a nastavovat normy — např. zavedení „tichých hodin“ může zvýšit výkon týmu. Dobře načasované přestávky a rotace úkolů brání stereotypu a vyhoření. Monitorování výsledků umožňuje naladit poměr deep work a multitaskingu. Užitečné je také rozvíjet u zaměstnanců dovednost uvědomělého řízení pozornosti.

Deep work přináší vyšší kvalitu a méně chyb. Multitasking má své místo u jednoduchých úkolů, ale snižuje efektivitu u náročné práce. Organizace mohou chránit čas soustředění jasnými pravidly a plánováním. Techniky jako time blocking a Pomodoro pomáhají trénovat pozornost. Zaměstnanci i lídři získají více spokojenosti a méně stresu omezením zbytečného přepínání. Zavedení jednoduchých postupů přináší rychlé a měřitelné benefity; investice do kultury podporující deep work se vrátí v lepších výsledcích a vyšší pohodě.

Empatyzer pro deep work v školení pro manažery

Empatyzer nabízí personalizované mikrolekce pro manažery, které učí plánovat bloky práce a omezovat přepínání. AI asistent v Empatyzeru pomáhá připravit konkrétní komunikaci pro tým, aby se nastavily hodiny bez meetingů a pravidla dostupnosti. Díagnóza osobnostních rysů ukáže, kdo je v týmu nejvíce náchylný k rozptýlení a jak upravit režim práce. Empatyzer dodává šablony formulací pro 1:1 a zpětnou vazbu, které umožňují prosazovat pravidla deep work bez eskalací. Mikrolekce zasílané dvakrát týdně trénují návyk plánování time blockingu a krátkých sezení soustředění. Systém podporuje přípravu rituálů před sezením pomocí kontrolních seznamů a doporučení k vypnutí notifikací. Asistent dostupný 24/7 pomůže rychle řešit komunikační situace související s porušením zásad soustředění. Empatyzer také reportuje souhrnné metriky adopce praktik, což umožňuje měřit efekt implementace deep work v organizaci. S přihlédnutím k rozdílům v kognitivních potřebách nástroj navrhuje adaptace pro lidi s ADHD a dalšími specifiky, čímž snižuje nežádoucí přerušení. Výsledkem je praktická podpora pro manažery při plánování rytmu práce týmu, snižování multitaskingu a zvyšování kvality úkolů vyžadujících hluboké soustředění.