“Avevo un’idea, ma non ho trovato spazio” — il silenzio in riunione

Brainstorming in sala riunioni. Zofia conduce una discussione molto rapida: le persone si interrompono e aggiungono idee appena vengono loro in mente. Amira aspetta un varco naturale nella conversazione.

— Bene, idee. Via.
— Sì! Chi altro?

La riunione finisce prima che Amira riesca a condividere le tre proposte annotate sul suo quaderno. A Zofia resta soprattutto il ricordo del suo silenzio.

Cosa è successo davvero

Per Zofia, in una riunione dal vivo, partecipare significa entrare rapidamente nella conversazione con un’idea. Per Amira, invece, il rispetto richiede di aspettare che l’altro abbia finito di parlare. Se il ritmo è veloce e alcune persone prendono continuamente la parola, Amira può faticare a trovare un momento che le sembri legittimo per intervenire. Zofia vede il silenzio e conclude: poche idee o poco coinvolgimento. In realtà le idee ci sono; è il formato della riunione che le rende più difficili da far emergere da parte di chi non interrompe. La distinzione è importante: non sentire una persona parlare non significa che non abbia nulla da dire.

Cosa dice la ricerca

Quando in un gruppo può parlare una sola persona alla volta, tutti gli altri devono trattenere le proprie idee in attesa del turno. Questo può interrompere il flusso di pensiero, ridurre il numero di idee espresse e favorire chi riesce più facilmente a conquistare la parola (production blocking; Diehl & Stroebe, 1987; Nijstad, Stroebe & Lodewijkx, 2003). Non significa che ogni interruzione sia negativa o che le persone più silenziose abbiano sempre idee migliori. Significa che il formato della riunione seleziona quali contributi diventano visibili con maggiore facilità.

Come affrontarlo

Invece di chiedere a tutti di comportarsi allo stesso modo, si può cambiare il formato: un minuto per annotare le idee prima della discussione, un giro in cui ciascuno propone una cosa, la possibilità di scrivere in chat o su una lavagna condivisa, oppure un invito esplicito a chi non è ancora intervenuto. L’obiettivo non è distribuire artificialmente lo stesso numero di minuti a tutti, ma offrire più di una via per entrare nella conversazione. Invece di dire ad Amira “devi essere più attiva”, Zofia può chiedere: “Cosa rende difficile portare le tue idee nella discussione?”. La regola generale è: prima di giudicare il contributo di una persona, verifica che il formato le permetta davvero di mostrarlo.

Come possono aiutare Empatyzer ed Em

Empatyzer può mostrare a Zofia qualcosa che durante la riunione è quasi invisibile: il silenzio di Amira non implica necessariamente una mancanza di idee. La diagnosi aiuta a riconoscere differenze nell’espressività, nella rapidità con cui si prende la parola e nel sentirsi a proprio agio nei gruppi molto dinamici; confrontare la persona con il team può inoltre rivelare che il formato favorisce solo alcuni stili. Prima di un brainstorming, Em può suggerire a Zofia piccoli cambiamenti: un minuto per scrivere, un giro di interventi, la chat o un invito consapevole a chi non ha ancora parlato. Ad Amira può aiutare a preparare un modo personale per entrare in una conversazione veloce senza dover diventare più aggressiva di quanto le venga naturale. A livello di team, Empatyzer permette di capire se le persone “attive” e quelle “silenziose” vengono valutate secondo un unico stile di partecipazione. Le microlezioni rafforzano nei leader un’abitudine: prima crea diversi modi per contribuire, poi valuta chi ha davvero qualcosa da aggiungere.