Multitarea vs deep work: eficiencia, preferencias, beneficios y riesgos

Qué es el deep work

Deep work es un periodo de concentración sostenida e ininterrumpida dedicado a una tarea cognitiva exigente. Cal Newport lo define como la capacidad de enfocarse sin distracciones. Estas sesiones favorecen resultados de mayor calidad y aceleran el aprendizaje de habilidades complejas. En un entorno lleno de notificaciones el deep work se vuelve cada vez más raro y, por tanto, más valioso. El cerebro necesita tiempo para entrar en un estado de foco profundo; los cambios frecuentes interrumpen ese proceso y consumen minutos de productividad efectiva. La práctica deliberada, con objetivos claros y retroalimentación inmediata, impulsa la mejora de competencias. Estudios neurológicos indican que aprender con dispersión resulta menos eficaz, por eso es vital preparar la sesión: silenciar notificaciones, reunir materiales y crear pequeños rituales que faciliten entrar en la concentración.

Por qué la multitarea falla

La multitarea da la impresión de ahorrar tiempo, pero la evidencia científica apunta en sentido contrario. Fischer y Plessow muestran que atender varias tareas a la vez deteriora el rendimiento: aumentan los errores y se alargan los tiempos de respuesta. Sophie Leroy describió la llamada “residuo de atención”, cuando parte del foco permanece en la tarea previa y perjudica la siguiente. David Rock compara la pérdida de capacidad cognitiva con retroceder en el aprendizaje: el cerebro suele tardar entre quince y veinte minutos en recuperarse tras cambiar entre tareas difíciles. Estudios con jueces italianos revelan que gestionar menos casos simultáneamente acelera su resolución. Un cierto grado de multitarea puede ayudar en tareas sencillas, pero pasado un umbral los beneficios desaparecen y se vuelven negativos. Quienes se consideran buenos multitaskers suelen sobreestimar su rendimiento real debido a sesgos en la percepción propia.

Costes para la salud y el bienestar

La multitarea no solo afecta resultados, también el bienestar. Los días fragmentados reducen las oportunidades de entrar en flow, ese estado de implicación y satisfacción plena. Según el modelo de Lazarus y Folkman, la forma en que evaluamos los estresores y nuestros recursos determina la respuesta al estrés; la fragmentación constante es una fuente significativa de estrés laboral. El estrés crónico puede derivar en burnout y en una sensación de menor competencia. Estudios en contexto local apuntan a que cada cambio de tarea consume una porción importante del tiempo efectivo, lo que incrementa presión y frustración. Las interrupciones prolongan la realización de tareas y aumentan la fatiga mental; la exposición continuada a distracciones degrada la memoria operativa y la capacidad de concentración.

Cómo implementar deep work en la práctica

Poner en marcha deep work requiere planificación y disciplina. El time blocking asigna bloques de tiempo a tareas concretas y reduce los cambios de contexto. Empezar con sesiones cortas de 30 minutos e irlas ampliando es una estrategia realista; la técnica Pomodoro propone ciclos de 25 minutos con pausas cortas y funciona bien para entrenar la atención. Preparar materiales antes de comenzar, silenciar notificaciones y buscar un espacio tranquilo minimiza las distracciones. Comunicar la disponibilidad al equipo ayuda a evitar interrupciones innecesarias. Los líderes deben predicar con el ejemplo y proteger el tiempo del equipo frente a reuniones ad hoc. Medir resultados y ajustar el ritmo de trabajo según la realidad de la organización facilita la adopción. Herramientas técnicas con modos de enfoque y pequeñas rutinas diarias, como planificar el día al inicio de la jornada, consolidan el hábito.

Equilibrio y situaciones donde la multitarea tiene sentido

No todas las actividades requieren concentración profunda. Tareas rutinarias o manuales pueden combinarse con otras sin grandes costes cognitivos, por ejemplo caminar mientras se escucha un podcast. La exposición a estímulos variados también puede favorecer la creatividad al permitir nuevas asociaciones entre ideas. La clave está en distinguir qué tareas exigen profundidad y cuáles son aptas para combinar. Marcar en el calendario las ventanas de foco ayuda a gestionar mejor el tiempo. Para managers es fundamental modelar prácticas saludables y establecer normas, como periodos de silencio programados. Pausas planificadas y la rotación de actividades evitan la monotonía; monitorizar los resultados permite ajustar la proporción entre deep work y multitarea. Además, formar a los empleados en la gestión consciente de la atención incrementa su autonomía y eficacia.

El deep work produce resultados de mayor calidad y menos errores. La multitarea puede ser útil en tareas simples, pero reduce la eficacia cuando se exige pensamiento profundo. Las organizaciones que protegen el tiempo de concentración mediante reglas claras y planificación logran beneficios medibles. Técnicas como time blocking y Pomodoro facilitan el entrenamiento del foco. Empleados y líderes ganan en satisfacción y reducen el estrés al limitar las interrupciones y proteger bloques de trabajo.

Empatyzer para deep work en la formación para managers

Empatyzer ofrece microlecciones personalizadas para managers centradas en planificar bloques de trabajo y reducir cambios de contexto. Su asistente AI ayuda a redactar comunicaciones claras para el equipo sobre horas sin reuniones y normas de disponibilidad. Mediante diagnósticos de rasgos y estilos de atención, la herramienta identifica quiénes son más susceptibles a distracciones y sugiere adaptaciones del entorno y del ritmo de trabajo. Empatyzer aporta ejemplos de frases para conversaciones 1:1 y feedback que facilitan la implementación de reglas sin confrontación. Las microlecciones, enviadas dos veces por semana, entrenan hábitos como el time blocking y sesiones breves de concentración. Checklists y rutinas propuestas ayudan a preparar sesiones sin interrupciones, y un asistente disponible acelera la resolución de situaciones complejas relacionadas con el incumplimiento de normas. La plataforma genera métricas agregadas de adopción para medir el impacto y permite adaptar recomendaciones para personas con necesidades específicas, como TDAH. En suma, Empatyzer apoya a los managers en planificar el ritmo de trabajo del equipo, reducir el multitasking y aumentar la calidad de las tareas que requieren foco profundo.