CFO fragt: Wie sieht der Empatyzer‑Vertrag aus und was passiert mit Daten?

Standardmäßig läuft der Empatyzer‑Vertrag als Jahresabo, weil der Nutzen bei längerem, kontinuierlichem Einsatz sichtbar wird; ein praktikables Minimum sind rund sechs Monate. Die Lizenz gewährt registrierten Nutzern im Vertragszeitraum in der Regel unbegrenzten Zugang und Support. Verträge verlängern sich häufig automatisch, sind aber kündbar gemäß den vereinbarten Fristen. Während der Laufzeit können Zugänge eingeschränkt, Konten gesperrt oder Nutzer entfernt werden nach internen Regeln des Kunden. Nach Beendigung der Zusammenarbeit lassen sich personenbezogene Daten und Kontoinhalte auf Wunsch des Unternehmens oder einzelner Nutzer löschen; das Entfernen aus dem System bedeutet in der Praxis den Verlust von Kontext, Gesprächshistorie und Diagnosen, daher archivieren Firmen oft anonyme, aggregierte Berichte vor dem Löschen. Empatyzer hostet Daten auf Servern in der Europäischen Union, nutzt Verschlüsselung und gängige Sicherheitsstandards und regelt vertraglich die Trennung von Kundendaten sowie den Ausschluss der Datennutzung zum Trainieren von Modellen. Aus Sicht eines CFO ist zu beachten, dass Datenlöschung einen Verlust der gesammelten Erkenntnisse bedeutet und einen späteren Neustart erschwert. Vorzeitige Kündigung sollte auf Abrechnungsregeln, mögliche Gebühren und Exportprozeduren geprüft werden. In der Regel sind Diagnose, Funktionen, unbegrenzte Bot‑Anfragen und Support in der Lizenz enthalten, was die ROI‑Berechnung erleichtert. Wenn historische, anonymisierte Kennzahlen erhalten bleiben sollen, kann deren Export vor dem Löschen vereinbart werden. Empfehlenswert ist zudem, SLA für Verfügbarkeit, Reaktionszeiten bei Vorfällen und Meldefristen für Datenverletzungen vertraglich festzuhalten.

Wichtig: Vertrag meist jährlich mit Kündigungsoption und der Möglichkeit zur Löschung auf Wunsch; Löschung führt zum Verlust von Kontext, deshalb Export‑ und Aufbewahrungsregeln vertraglich festlegen.